Данное руководство разъясняет сотрудникам Паспортного управления Его Величества важность чтения и записи постоянной информации, такой как записи по делу и паспортные данные.

1. О процессе: Как записывать решения, заметки по делу и паспортные данные.

Данное руководство информирует сотрудников Паспортного управления Его Величества о важности чтения и записи информации, а также о том, почему внесение данных в постоянную запись является важной частью процесса подачи заявления на получение паспорта.

В нем разъясняются различные типы медицинских записей и паспортных документов, содержащихся в заявлениях и паспортных документах, а также кто имеет право читать и записывать их.

1.1 Контакты

Если у вас возникли вопросы по поводу данного руководства, и ваш непосредственный руководитель или старший специалист по работе с клиентами не могут вам помочь, или вы считаете, что в руководстве содержатся фактические ошибки, отправьте электронное письмо в группу по разработке руководств.

Если вы заметили какие-либо ошибки форматирования в этом руководстве (битые ссылки, орфографические ошибки и т. д.) или у вас есть замечания по поводу структуры или удобства навигации в руководстве, вы можете отправить электронное письмо команде, занимающейся разработкой руководств.

1.2 Публикация

Ниже приведена информация о дате публикации данной версии руководства:

• версия 27.0
• Опубликовано для сотрудников Министерства внутренних дел 28 сентября 2026 года.

1.3 Изменения по сравнению с предыдущей версией данного руководства

Данные рекомендации были обновлены:

• повсюду, включая ссылки на наши контакт-центры.
• В разделе «Что будет делать команда по управлению и обеспечению качества данных» объясняется, как команда по управлению и обеспечению качества данных (DGAT) обрабатывает запросы на удаление записи о деле или записи в паспорте.
• В разделе «Различия между записями по делу, записями в паспорте и переключателями» необходимо сообщить сотрудникам Паспортного управления Ее Величества, что все записи по делу, записи в паспорте и выбор вариантов с помощью переключателей являются:
  • записаны в качестве постоянных записей на DAP, и;
  • автоматически реплицируется в систему управления записями терминала службы паспортных данных.
• В разделе «Различия между заметками по делу, заметками в паспорте и переключателями» необходимо отменить предыдущее обновление, поскольку функция копирования всех заметок по делу, заметок в паспорте и выбранных переключателей в систему управления записями терминала службы паспортных данных еще не запущена.
• В разделе «Какую информацию нельзя записывать» укажите экзаменаторам, что они не должны использовать сокращения, не указанные в глоссарии.

2. Как читать и записывать постоянные информационные записи

В этом разделе сотрудникам Паспортного управления Ее Величества сообщается, кто может получить доступ к информации, хранящейся в наших постоянных архивах, или запросить ее. В разделе объясняется разница между записью о деле, паспортной заметкой и переключателем, а также указывается, что эксперты могут и чего не могут записывать в качестве постоянной записи.

В соответствии с Общим регламентом по защите данных 2018 года (GDPR 2018 ) (и в рамках Закона о свободе информации 2000 года) клиент может запросить информацию о своем заявлении на получение паспорта и паспортных данных, подав запрос на доступ к персональным данным.

Мы храним все постоянные записи по нашим паспортным данным. Это база данных, хранящаяся в системе управления данными паспортного терминала.

Вы не должны разглашать информацию третьим лицам, если они не имеют на нее права. 

2.1 Различия между записями в деле, записями в паспорте и переключателями.

Записи по делу и паспортные заметки представляют собой текстовые записи, сделанные сотрудниками Паспортного управления Ее Величества.

В системах цифровой обработки заявок (DAP) используются переключатели, позволяющие сотруднику, обрабатывающему заявку, зафиксировать свое решение, выбрав предопределенный вариант из предложенного набора.

Записи по делу, паспортные данные и выбор вариантов с помощью радиокнопок фиксируются в системе DAP как постоянные данные.

Добавить примечание к делу необходимо только в том случае, если заявка уже находится в процессе рассмотрения, и только после завершения всех задач и действий, результатом которых является:

• выдача паспорта
• отзыв заявки
• отказ в заявлении

Нет необходимости добавлять примечание к делу каждый раз, когда вы обращаетесь к приложению. Примечание к делу следует добавлять только после того, как вы предприняли какие-либо действия или приняли решение по приложению.

Например, вам не нужно добавлять примечание к делу, если вы просматриваете заявление во время рассмотрения жалобы. Однако, если вы предпринимаете действия по заявлению в результате жалобы, вы должны добавить примечание к делу.

Необходимо добавить примечание о паспорте, если мы уже выдали клиенту паспорт и в системе управления записями терминала создана запись о паспорте.

2.2 Кто имеет право читать и записывать решения, протоколы судебных заседаний и паспортные записи?

Большинство сотрудников могут просматривать истории болезни и паспортные данные, если используют внутреннюю систему обработки заявок. Записи в основном ведутся и просматриваются следующими способами:

• вы (экзаменатор)
• руководители оперативных групп (ОТЛ)
• Группа поддержки контроля качества (QuESt)
• высшие исполнительные должностные лица (ВЭО)
• Операторы контакт-центра
• команда управления обслуживанием клиентов (CSMT)
• команда Lost, Stolen and Recovered (LSR)
• офицеры, проводящие интервью
• группа по борьбе с мошенничеством (CFT)

Другие правительственные организации, помимо Паспортного управления Ее Величества (например, некоторые сотрудники Министерства иностранных дел, по делам Содружества и развития и Пограничной службы Великобритании), смогут просматривать истории дел и паспортные данные (если у них есть доступ к нашим внутренним системам).

Важно помнить, что данные паспорта также могут быть просмотрены (вне наших систем с помощью браузера) пользователями приложений для проверки данных (DVA) в государственном секторе.

Необходимо помнить, что информацию, которую вы указали в заявлении на получение паспорта или в соответствующей записи, может прочитать кто-то другой.

Если записываемая вами информация относится к заявлению клиента на получение паспорта, необходимо использовать переключатель и примечание к делу. Если записываемая вами информация относится к паспортным данным клиента, необходимо использовать примечание к паспорту.

Перед предоставлением информации в качестве протокола необходимо внимательно ознакомиться с вашей медицинской картой и паспортными данными, чтобы убедиться в их понятности (как для вас, так и для других лиц). Ваша информация должна быть следующей:

• фактически верно
• Кратко, но ясно, по существу, но достаточно подробно, чтобы человек (после события) мог четко понять, что произошло и что, возможно, потребуется сделать в будущем.
• Безоценочный подход (не основанный на личных мнениях или чувствах)
• соответствующие (включая только действия, соображения, решения и результаты, связанные с выдачей паспорта или будущей выдачей паспорта)

2.3 Какую информацию необходимо записывать при использовании переключателя

Для регистрации принятых вами решений и результатов, связанных с выдачей паспорта в ходе проверки, необходимо использовать переключатели в системе DAP.

При выборе некоторых переключателей DAP предложит вам добавить обязательную заметку по делу. Вам также может потребоваться добавить необязательную текстовую заметку по делу для записи ваших решений, действий и результатов этих действий (например, результатов ручной проверки).

2.4 Какую информацию необходимо записать в медицинскую карту дела

Запись в медицинской карте должна представлять собой документ, который:

• В документе описываются предпринятые вами действия, принятые решения и результаты, связанные с выдачей паспорта в ходе проверки.
• описывает, как вы приняли решение о выдаче паспорта, и причины предпринятых вами шагов.

2.5 Какую информацию необходимо указать в паспортной справке

Паспортная справка должна содержать информацию, данные о действиях, решениях и результатах, которые повлияют на наше взаимодействие с клиентами:

• после того, как мы выдадим им паспорта
• при работе с будущими приложениями (см.: Почему мы записываем информацию о закрытых приложениях)

Какую информацию нельзя записывать

В вашей медицинской справке или паспортной справке не должно быть указано:

• оскорбительные выражения
• текстовый сленг
• эмодзи (например, смайлики)
• сленг или местный диалект
• банковские реквизиты, данные кредитной или дебетовой карты
• информация, не относящаяся к клиенту
• Сокращения, не указанные в глоссарии
• результаты проверок третьих сторон (например, других государственных ведомств, полученные в соответствии с Законом об удостоверениях личности 2010 года).

Примеры проверок, проводимых третьими сторонами, и способы их проведения см. в разделе «Дополнительные проверки перед обращением за разъяснениями по расследованию».

3. Почему необходимо читать и записывать решения, материалы дела и записи в паспорте.

В этом разделе сотрудникам Паспортного управления Ее Величества объясняется, почему важно читать и записывать решения, заметки по делу и паспорту, а также как создавать заметки по делу или паспорту как в рамках действующего, так и закрытого заявления. Здесь также описывается порядок создания обязательных, ручных и автоматических заметок по делу.

При рассмотрении заявления важно записывать информацию, имеющую отношение не только к принятому вами решению, но и к возможному исходу будущих заявлений. Прежде чем принять решение по заявлению, необходимо ознакомиться с уже имеющейся информацией, которая могла быть добавлена ​​вручную или автоматически системой в протокол дела или паспортную справку. Всегда следует:

• Записывайте свои действия, решения и результаты при рассмотрении заявления на получение паспорта или внесении информации в паспортную запись.
• записывать информацию, относящуюся к будущим приложениям
• Ознакомьтесь со всей информацией, добавленной (как вручную, так и автоматически) в качестве заметки по делу или паспортной записи.

3.1 Различия между действиями, решениями и результатами

Вы обязаны фиксировать все действия, решения и результаты, которые вы принимаете при оформлении заявления на получение паспорта.

Действия

Действия — это то, что вы делаете (например, телефонный разговор с клиентом).

Решения

Решения принимаются, когда вы что-то принимаете или отклоняете. Например, если вы решаете принять документ в качестве подтверждения личности или решаете, что клиент не имеет права на получение британского паспорта.

Результаты

Результатами являются конечные итоги ваших решений (например, выдача или отказ в выдаче паспорта).

3.2 Как регистрировать решения, записи по делу и паспортные данные

В каждом разделе руководства мы предоставляем подробную информацию о том, когда необходимо выбрать переключатель, добавить примечание к делу или паспортную заметку. Для корректной записи действий и решений, а также примечаний к делу и паспортных заметок, необходимо использовать соответствующие руководства.

Вы должны убедиться, что ваши записи в деле и паспортные данные содержат корректное объяснение действий и решений, принятых вами в ходе рассмотрения заявления на получение паспорта.

В вашей записи о обращении также должны быть четкие инструкции, чтобы облегчить действия другим сотрудникам. Например, если оператор контакт-центра получает звонок от клиента, он должен понимать вашу запись о обращении, чтобы дать клиенту правильную консультацию.

Если вы принимаете решение передать заявление на получение паспорта в другой регион, вы должны четко указать причину передачи дела. Вы также должны описать действия, которые привели к рекомендации о передаче дела в другой регион.

Ваши медицинские записи и данные из паспорта (в соответствии с действующими правилами) являются подтверждающими документами для:

• обосновать ваше решение по текущим заявлениям на получение паспорта
• потенциально может помочь в принятии решений по будущим заявлениям на получение паспорта.

Например, в тех случаях, когда необходимо учитывать следующие факторы:

• национальность
• личность
• право
• обеспечение безопасности (защита)
• родительская ответственность
• признание гендера
• дети, находящиеся под опекой
• несколько владельцев паспортов
• судебные постановления
• уязвимые люди
• постоянная или временная инвалидность
• судебные пересмотры
• вопросы омбудсмена
• несколько утерянных паспортов
• разрешение совпадений в списке наблюдения
• записи в паспортах

Как записывать действия и решения в бумажном виде

Если вы записываете действия, решения или результаты в бумажном виде (например, в бланк), вы должны создать постоянную запись. Вы должны решить, можете ли вы:

• Запишите эту информацию в качестве записи в медицинской карте.
• Отсканируйте документ и добавьте примечание, подтверждающее, что вы его отсканировали.

Почему мы записываем информацию о закрытых приложениях

Мы фиксируем информацию, действия, решения и результаты в паспортных записях по всем закрытым заявлениям, потому что:

• Система не позволяет добавить запись в заявку, если нет действующего заявления.
• Другого места для записи информации в систему нет.

Как избежать потери важной информации, хранящейся в документах

Чтобы не упустить важную информацию, следует помнить, что система не выдает автоматически предупреждение о наличии пометки в паспорте при подаче заявления на продление, замену или изменение паспорта.

Чтобы избежать риска упустить важную информацию при подаче заявок в будущем, вы всегда должны:

• Заметки о сценариях использования и паспортные заметки, независимо от того, имеют ли эти сведения отношение к действиям, решениям и результатам будущей заявки клиента на получение паспорта (см.: Как записывать паспортные заметки вручную).

3.3 Когда система автоматически регистрирует паспортные данные

Паспортная система автоматически добавит соответствующую запись в паспортные документы:

• когда мы аннулируем старый паспорт и заменяем или продлеваем его срок действия
• когда мы перевыпускаем паспорт, в котором есть запись о его утере или краже
• предоставить информацию о защищенном номере ссылки на доставку
• когда мы выдаем дипломатические и служебные паспорта

3.4 Как вести записи в медицинской карте вручную

Составление протокола осмотра вручную является важной частью процесса, поскольку оно служит доказательством действий и решений, принятых вами перед принятием окончательного решения о выдаче, отзыве или отказе в выдаче паспорта.

Ваше имя на временной шкале (в системе цифровой обработки заявок (DAP)) для подтверждения того, что вы записали запись по делу.

При использовании DAP и в записи по делу необходимо применять переключатели, когда:

• попытка связаться с клиентом или третьей стороной
• успешно установить контакт с клиентом или третьей стороной
• получать информацию от клиента или третьей стороны

При подтверждении вы также должны полностью фиксировать свои действия и решения, используя переключатели и заметки по делу в системе DAP:

• личность клиента
• Гражданство клиента и использованный акт
• право клиента
• согласие родителей

Также необходимо вести запись с помощью переключателей и заметок по делу:

• все действия, предпринятые (и не предпринятые) вами для обоснования вашего решения.
• все ваши рекомендации и обращения
• Результаты и проверки отдельных систем, которые вы проводили (если DAP не записал их автоматически),
• Результаты проверки (и подтверждения) отдельных матчей
• Отдельные предупреждения, которые вы проверили (и устранили), и результаты.
• Любые обновления или документы, полученные от клиента, и действия, предпринятые в результате этих обновлений, например, получение новых фотографий и их отправка на сканирование.
• После того, как вы ознакомились с корреспонденцией, отправленной клиентом, подтвердите информацию или запрос, а также предпринятые вами действия.
• любые полученные иностранные паспорта (или удостоверения личности), подтверждающие:
  • владелец паспорта
  • номер паспорта
  • Страна-эмитент
• любые обновления, которые вы получите от судьи
• Любая проверка документа осуществляется по сравнению с документами, хранящимися в базе знаний.
• любые дополнительные подтверждающие документы, которые вы получили
• Какие подтверждающие документы вы возвращаете клиенту (по его просьбе) перед выдачей паспорта?
• информация из паспортных пометок в предыдущих заявлениях на получение паспорта

Нет необходимости добавлять примечание к делу каждый раз, когда вы обращаетесь к приложению. Примечание к делу следует добавлять только после того, как вы предприняли какие-либо действия или приняли решение по приложению.

Как вести записи в бумажном виде после завершения подачи заявления

В системе DAP вы можете просматривать запись о заявке в течение двадцати восьми дней, но не можете добавлять примечания к делу (см. раздел «Добавление примечаний к делу после завершения подачи заявки»).

Система обработки заявлений автоматически переносит заявление на получение паспорта через двадцать восемь дней после того, как вы зарегистрируете окончательное решение, в систему управления записями терминала. Система управления записями терминала хранит информацию о вашем заявлении постоянно. Вы не можете:

• Добавить примечание к заявке
• Добавить примечание к делу в паспортные и заявления.

Если (после заполнения заявления в системе DAP) вы получите информацию, касающуюся паспорта или которая может повлиять на принятое вами окончательное решение, вам необходимо будет внести ее в паспортную запись.

4. Заметки по делу, созданные DAP и пользователями DAP.

В этом разделе сотрудникам Паспортного управления Ее Величества рассказывается о различных типах записей по делам, используемых в системе DAP (цифровая обработка заявлений), и о важности их чтения и записи. Здесь объясняется, как добавляются записи по делам в систему DAP, когда их следует добавлять, как система DAP отображает записи по делам для пользователя, а также как и когда добавлять новые записи по делам в систему DAP (обновлять или заменять существующий текст).

Вы должны фиксировать свои решения по задачам цифровой обработки заявок (DAP), используя стандартизированные варианты (переключатели). Например, вы, эксперт DAP, можете выбрать один из переключателей в рамках задачи, чтобы зафиксировать свое решение по результату выполнения задачи. В зависимости от задачи и принятого решения вам будет показано необязательное или обязательное поле для свободного текстового описания задачи. Добавлять свободное текстовое описание задачи необходимо только в том случае, если вам нужно зафиксировать:

• действия, которые вы предприняли для принятия решения
• другая соответствующая информация о принятом решении (например, почему вы разрешаете выполнение задачи или направляете ее на расследование)

Выбранное вами решение с помощью переключателя и ваша заметка по делу (если вы ее добавили) будут сохранены и отображены на временной шкале DAP.

При обработке заявок в DAP необходимо вручную создать запись в обращении:

• введя их в свободной текстовой форме.
• во время проверки качества, если вы являетесь руководителем оперативной группы (OTL).

Длина вашей заметки по делу не должна превышать 2000 символов.

4.1 DAP: ведение учета поисков и проверок по делу

DAP автоматически запишет все ваши поиски в паспортных и заявочных базах данных или списках наблюдения и отобразит их как постоянную запись во временной шкале действующего приложения. DAP запишет:

• Выполненный вами поиск или просмотренная вами запись (например, просмотренная запись о паспорте)
• Ссылка на просмотренную вами запись (например, номер паспорта)

В работающем приложении необходимо выполнять поиск только тех запросов, которые требуются для обработки рассматриваемого заявления. Не следует заходить в работающее приложение для выполнения поиска (например, по паспортным и другим заявочным данным), не связанного с данным приложением.

Вам не нужно указывать в примечаниях к заявке клиента результаты проведенных проверок, но вы должны добавить примечание к заявке клиента, чтобы показать:

• Какую релевантную информацию вы находите в результате поиска, например, номер паспорта клиента?
• любые действия, которые вы предпринимаете в связи с поиском, например, запрос у клиента дополнительных документов или проведение дополнительных проверок, которые вам необходимо выполнить.
• любое решение, которое вы примете в результате проведенного вами поиска

4.2 Когда необходимо добавить примечание к делу в DAP

При использовании DAP всегда необходимо делать пометки в заявке:

• Предпринятые вами действия (если только DAP не зафиксировала их автоматически, например, данные о паспортах и ​​заявлениях или проверки по спискам наблюдения, которые вы проводите)
• Принятые вами решения (если только они не зафиксированы полностью путем выбора радиокнопки)
• любые последствия, которые произошли или произойдут в результате принятия вами решений.
• любая другая информация, которая может повлиять на то, как мы будем взаимодействовать с клиентом:
  • во время интервью
  • после того, как мы выдадим им паспорта
  • при работе с будущим приложением

В DAP всегда необходимо добавлять примечание к делу, если это указано в руководстве, относящемся к выполняемой вами задаче, и в соответствии с инструкциями, содержащимися в данном руководстве.

В DAP вы можете добавить примечание к делу о любом действии, решении или результате в любое доступное поле для примечаний к делу. Необходимо постараться добавить примечание к делу в рамках задачи, связанной с добавляемым примечанием, но иногда это может быть невозможно (например, из-за отсутствия связанной задачи).

Например, клиент может предоставить информацию после отправки заявки, или вы можете получить документ, к которому не привязана задача. В этом случае вам необходимо отметить свои действия и решение в поле для заметок по другой задаче.

4.3 Как добавить новую заметку о случае в DAP

Для добавления новой текстовой заметки по делу в DAP вы, OTL или эксперт, должны:

1. Выберите поле для записи в свободной текстовой форме, которое вы хотите обновить.
2. Запишите новую запись по делу, и если вы меняете решение по заданию, укажите причину изменения первоначального решения.
3. Нажмите кнопку «Отправить».

DAP: добавление новой заметки к ранее заполненному полю.

Функция цифровой обработки заявок (DAP) позволяет пользователю DAP добавлять новую заметку к содержимому ранее заполненного текстового поля заметки. Например, вам может потребоваться изменить предыдущее решение по заданию или добавить дополнительную информацию к существующей заметке.

При повторном открытии задачи в работающем приложении вы увидите, что поле для свободного текста в примечании к делу уже содержит текст, если таковой был добавлен пользователем DAP, ранее выполнившим задачу. DAP позволяет добавить новое примечание к делу, если это необходимо. DAP записывает решение и примечание к делу, добавленное каждым экспертом (или другим пользователем DAP), в качестве постоянной записи в DAP, а также в паспортных и заявочных документах.

Вы, как эксперт или сотрудник OTL, должны добавить новую запись о случае в ранее заполненное поле для записи свободного текста, если вы:

• завершение проверки качества дела и внесение изменений или исправлений:
  • история болезни
  • решение
• изменение решения по ранее выполненной задаче
• Добавление дополнительной информации или исправление записи в ранее выполненном задании без изменения принятого решения.

Функция «добавить новую заметку по делу» в DAP позволяет Паспортному управлению Ее Величества точно фиксировать окончательные действия, предпринятые по заданию. Это поможет нам в будущем при проведении проверок или обработке запросов, требующих полной истории дела, например, при рассмотрении жалоб, ответах на вопросы депутатов парламента или ответах на судебные запросы.

DAP: добавление заметки по делу после завершения подачи заявления.

После завершения подачи заявления добавить примечание к делу в системе DAP невозможно.

Если вам необходимо добавить примечание к заполненной заявке, обработанной в системе DAP, вы должны добавить его как примечание к паспорту.

Если запись о паспорте еще не создана (поскольку паспорт еще не напечатан), вы должны:

1. Создайте стикер, на котором укажите регистрационный номер заявки и текст примечания, которое вы собираетесь добавить.
2. Проверьте паспортные данные через 24 часа после заполнения заявления и найдите нужную запись в паспорте.
3. Скопируйте и вставьте свою заметку в раздел «Примечания к паспорту».

Сразу после добавления заметки в паспорт необходимо удалить стикер.

4.4 Как DAP отображает решения и записи по делу

Система DAP ведет учет всех действий и решений, принятых в процессе обработки заявления на получение паспорта, и автоматически сохраняет следующие данные:

• все первоначальные результаты выполнения задания и любые заметки по делу, созданные в рамках этого задания.
• любые обновленные результаты выполнения задачи (даже если это тот же самый результат) и любые новые созданные записи по делу.

Необходимо просмотреть результаты, решения и заметки по делу, добавленные DAP или пользователями DAP:

• просмотр решения на временной шкале (например, с помощью переключателя, выбранного пользователем DAP).
• Просмотр записи о деле на временной шкале (если запись о деле была добавлена).
• рассмотрение решения в рамках задачи
• просмотр заметки по делу в рамках задачи (если заметка по делу была добавлена).
• просмотр паспортных данных на заключительном этапе рассмотрения заявления.

Просмотр протоколов и решений по делу в режиме реального времени в приложении DAP.

Во время обработки заявки вы увидите следующее:

• самая последняя запись в протоколе по каждому заданию в рамках самого задания, а также на временной шкале.
• Если эксперт или OTL добавили новую запись о деле, это указывает на наличие предыдущих записей по делу на временной шкале.

Если вы измените решение по задаче или добавите новую заметку по делу, на временной шкале это будет отображено записью «решение изменено». Временная шкала будет:

• показать решение по задаче и
• текст медицинской карты

DAP обновит временную шкалу, даже если решение по задаче останется прежним, и вы просто добавили новую заметку по делу.

Как искать в хронологии записи по делу и решения.

В хронологии DAP можно искать различные типы решений и записи по делам. Доступные фильтры поиска:

• Решения по результатам экспертизы
• Решения по расследованию
• Действия, предпринимаемые при выполнении задач.
• Редактирование приложений
• Электронные письма и обычные письма клиентам
• Обращение от клиента
• Подробная информация о документе и изменения
• Обновления о ходе работ

DAP автоматически создаст категории фильтров на основе событий временной шкалы. Например, документы, полученные для заявки, будут отображаться в фильтре «Подробности документа и изменения».

Если фильтр отсутствует на временной шкале DAP, это означает, что для данного приложения не было событий, относящихся к этому фильтру.

Вы можете выбирать и отменять выбор одного или нескольких фильтров, чтобы отобразить все релевантные записи. При переключении вкладок в DAP выбранные фильтры сохраняются.

В верхней части раздела фильтров есть опция «Очистить все», которая при выборе очистит все текущие фильтры.

Кто может просматривать записи по делу на временной шкале DAP?

Роль пользователя DAP определяет, какие заметки по делу он сможет видеть на временной шкале.

Заметки по делу в хронологии DAP будут видны следующим лицам:

• экзаменаторы
• Руководители и сотрудники отделов обслуживания клиентов, занимающиеся проведением собеседований по вопросам получения паспортов.
• OTLs
• Сотрудники отдела по борьбе с мошенничеством (следователи)
• Команда управления обслуживанием клиентов (CSMT)

Решения по задачам и записи по делам, сделанные сотрудниками отдела по борьбе с мошенничеством (следователями), доступны для просмотра в хронологической таблице только сотрудникам этого отдела.

Сотрудники контакт-центра не могут просматривать текстовые заметки по делу на временной шкале.

Просмотр материалов дела по заполненной заявке на получение пособия по программе DAP.

DAP зафиксирует все решения, принятые с помощью радиокнопок, а также любые связанные с ними примечания по делу после завершения рассмотрения заявления и добавит их в паспортные записи. Это включает в себя предыдущие и новые примечания по делу, если они были обновлены для выполнения задачи. Заявление считается завершенным, когда мы выдаем паспорт или отзываем заявление.

В течение 28 дней после завершения рассмотрения заявления на получение пособия DAP вы можете просмотреть решения и заметки по нему на временной шкале.

Просмотр хронологии завершенной заявки DAP.

Вы можете просмотреть хронологию рассмотрения заявления на получение паспорта в течение 28 дней после его завершения. По истечении 28 дней вы можете запросить копию информации из хронологии рассмотрения заявления. См. раздел «Поиски и проверки – паспортные и заявочные записи».

5. Как удалить запись в личном деле или паспорте, сделанную вручную.

В этом разделе сотрудникам Паспортного управления Ее Величества объясняется, когда и как удалять запись о деле или паспортную заметку в системе DAP (цифровая обработка заявлений).

Записи по делу или паспортные записи могут быть удалены только в особых случаях. Решение о необходимости удаления записи по делу или паспортной записи принимает служба безопасности. Например, если она содержит:

• банковские или кредитные данные
• В заявление или паспортные данные были внесены неверные персональные данные.
• Информация, которую мы не должны включать (в соответствии с настоящими рекомендациями)
• информацию, которую мы не должны хранить, поскольку это приведет к нарушению закона.

5.1 Как запросить удаление записи из дела или записи в паспорте

Если вы обнаружили в системе DAP (Digital Application Processing) запись о деле или паспортную запись, которую, по вашему мнению, мы должны удалить, вы должны:

1. Отправьте подробную информацию своему непосредственному руководителю по электронной почте. Ваше письмо должно содержать:
   • номер заявления или паспорта
   • дата и время выписки
   • точные слова, которые необходимо удалить из заметки.
   • точные слова, которые мы должны соблюдать
   • почему вам нужна эта поправка
2. Если приложение уже запущено, продолжайте его работу.
   • Не следует затягивать рассмотрение заявления, ожидая исправления или удаления записи в протоколе.
3. Ваш непосредственный руководитель должен переслать это электронное письмо вышестоящему руководителю оперативного подразделения для утверждения.
4. Сотрудник отдела высшего образования должен отправить электронное письмо своему непосредственному руководителю и в почтовый ящик отдела качества данных.

5.2 Что будет делать команда по управлению и обеспечению качества данных

Команда по управлению данными отвечает за почтовый ящик, содержащий запросы на проверку качества данных. При получении электронного письма с просьбой удалить или изменить запись в деле или паспортную запись, они выполняют следующие действия:

1. Отправьте запрос на удаление заметки в команду по выпуску изменений DAP.
2. Отправьте электронное письмо в оперативный отдел здравоохранения, чтобы сообщить им следующее:
   • если запрос был одобрен
   • если запрос был отклонен
   • когда запрос был выполнен