Британский коллективный паспорт — Collective passport UK: что это такое и как его получить

Руководство

Коллективный паспорт Великобритании

Информация для персонала о том, как действовать в процессе коллективного паспорта.

Из: Паспортный стол Ее Величества

Опубликовано

23 августа 2021 г.

Последнее обновление

9 июня 2022 г. — Посмотреть все обновления

Начало формы

Получать электронные письма об этой странице

Конец формы

Документы

Руководство по коллективному паспорту

HTML

Подробности

В этом руководстве сообщается сотрудникам паспортного стола Ее Величества:

  • что такое коллективный паспорт
  • как группа оформляет коллективный паспорт
  • как мы работаем с заявлением на получение коллективного паспорта

Опубликовано 23 августа 2021 г.
Последнее обновление 9 июня 2022 г. + показать все обновления

Начало формы

Получать электронные письма об этой странице

Конец формы

Связанный контент

Коллекция

Исследуйте тему

Руководство по коллективному паспорту

Обновлено 9 июня 2022 г.

Содержание

  1. О: Коллективные паспорта
  2. Коллективные паспорта
  3. Как мы добавляем коллективные заявки в базу
  4. Как проверить заявление на получение коллективного паспорта
  5. Коллективный паспорт: как внести изменения

распечатайте эту страницу

Версия 2.0

В этом руководстве рассказывается сотрудникам паспортного стола Ее Величества о том, как действовать в процессе коллективного паспорта.

О: Коллективные паспорта

В этом руководстве сообщается сотрудникам паспортного стола Ее Величества:

  • что такое коллективный паспорт
  • как группа оформляет коллективный паспорт
  • как мы работаем с заявлением на получение коллективного паспорта

Все письма клиентов, внутренние формы и вспомогательные материалы, упомянутые в этом руководстве и используемые экспертами Коллективной группы, доступны в структуре папок Коллективной группы.

Контакты

Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу руководства, и ваш непосредственный руководитель или старший сотрудник, ведущий ваше дело, не может вам помочь или вы считаете, что в руководстве есть фактические ошибки, отправьте электронное письмо по адресу «Руководство и качество», «Операционные стандарты».

Если вы заметили какие-либо ошибки форматирования в этом руководстве (неработающие ссылки, орфографические ошибки и т. д.) или у вас есть какие-либо комментарии по поводу макета руководства или навигации по нему, вы можете отправить электронное письмо в руководство и качество, рабочие стандарты.

Публикация

Ниже представлена ​​информация о том, когда была опубликована эта версия руководства:

  • версия 2.0
  • опубликовано для сотрудников Министерства внутренних дел 30 мая 2022 г.

Изменения по сравнению с последней версией этого руководства

Мы внесли изменения в это руководство, чтобы обновить:

  • страны, которые принимают коллективные паспорта
  • страны, которые не принимают коллективные паспорта
  • что делать, если мы не уверены, что страна примет коллективные паспорта

Связанный внешний контент

Проездные документы Европейской комиссии

Коллективные паспорта

В этом разделе сотрудники паспортного стола Ее Величества рассказывают о коллективных паспортах, о типах коллективных паспортов, которые мы предлагаем, о стандартах для коллективных паспортов и о том, какие страны принимают коллективные паспорта.

Коллективные (или групповые) паспорта – это способ для организованной группы молодых людей (до 18 лет) выезжать в другие страны с образовательными или культурными целями.

Коллективный паспорт это:

  • выпускается в виде 4-страничного документа формата А4 с тиснением (штампом) и индивидуальной нумерацией.
  • удостоверение личности с фотографией на каждого молодого человека, имя которого указано в коллективном паспорте

Мы не можем гарантировать, что страна примет коллективный паспорт. Примут ли они коллективный паспорт, зависит от страны, в которую направляется группа, и это может измениться в любое время. По возможности молодые люди должны путешествовать по собственным паспортам.

Клиенты должны предоставить минимум 6 недель при подаче заявления на получение коллективного паспорта.

Коллективный паспорт: стр. 1

На первой странице (страница 1) показаны:

  • название партии
  • количество молодых людей, путешествующих
  • страна назначения и названия любых других стран, через которые группа будет путешествовать
  • срок годности
  • сведения о руководителе группы и сведения о заместителе руководителя группы (если таковые имеются)

Коллективный паспорт: страница 2

На странице 2 есть полный список всех молодых людей, путешествующих по коллективному паспорту.

Вы, экзаменатор, должны поставить штамп даты паспортного стола Ее Величества под фамилией в партийном списке, чтобы показать дату, когда мы выдали коллективный паспорт.

Коллективный паспорт: стр. 3

Вы (клерк по сопровождению экзаменов) должны поставить штамп, чтобы показать дату, когда мы выдали коллективный паспорт.

Вы, экзаменатор, должны подписать страницу 3.

Коллективный паспорт: стр. 4

Задняя страница (страница 4) пуста.

Стандарт коллективного паспорта

Коллективные паспорта предназначены только для граждан Великобритании. Существует 6 различных типов британского гражданства:

Все участники коллективного паспорта должны:

  • быть британскими гражданами
  • проживать в Великобритании
  • быть моложе 18 лет в конце поездки (когда они вернутся в Великобританию)

Коллективные паспорта предназначены не для семей, а для утвержденных групп, путешествующих по образовательным или культурным причинам. Например:

  • школы
  • колледжи
  • разведчики и гиды
  • шестой класс колледжа
  • курсанты (если все члены партии моложе 18 лет)
  • признанные молодежные организации и клубы

Этот список не является исчерпывающим. Вы, экзаменатор, должны проверить каждую группу, чтобы подтвердить, могут ли они подать заявку на получение коллективного паспорта.

Количество человек, которые могут путешествовать по коллективному паспорту

Коллективный паспорт может вместить от 5 до 50 молодых людей.

Хотя коллективный паспорт может вместить до 50 молодых людей, если их больше 25, мы разделим группу на равные части и создадим коллективный паспорт для каждой группы (это соответствует указаниям пограничной службы). Если в заявке указано более 25 молодых людей, вы должны:

  • разделить группу на равные части и создать коллективный паспорт для каждой группы
    • следить за тем, чтобы по 1 коллективному паспорту было не более 25 молодых людей
  • поставить одного и того же лидера группы в каждый коллективный паспорт (если есть только 1 лидер группы)

Если в заявке всего 5 молодых людей, необходимо сообщить руководителю группы, что если 1 человек откажется от поездки, то коллективный паспорт будет недействителен.

Лидеры групп

В коллективном паспорте должен быть указан руководитель группы, а также может быть указан заместитель руководителя. Если руководитель группы не может выехать, коллективный паспорт будет недействителен для поездки, если в паспорте не указан заместитель руководителя. Однако, если в коллективном паспорте указан заместитель, он может стать лидером.

Руководители групп и их заместители обязаны:

  • быть не моложе 21 года
  • жить в Великобритании
  • иметь полностью действующий паспорт гражданина Великобритании
  • путешествовать с компанией

Заместители руководителей

Наличие заместителя руководителя не является обязательным. Однако, если организация решит не иметь заместителя, мы должны объяснить им риски.

Заявки от благотворительных организаций

Если благотворительная организация подает заявку на получение коллективного паспорта, вы должны запросить письмо от директора (или аналогичного лица), подтверждающее регистрацию благотворительной организации (если она у вас уже есть).

Если вы получили письмо, подтверждающее регистрацию благотворительной организации, вы должны продолжить подачу коллективной заявки (в соответствии с этим руководством).

Если вы не получили письмо, подтверждающее, что благотворительная организация зарегистрирована, или благотворительная организация сообщила вам, что она не зарегистрирована, вы должны передать заявление руководителю коллективной команды. Менеджер коллективной группы должен решить, можете ли вы принять заявку, принимая во внимание любые проблемы с обеспечением (защитой) или уязвимостью.

Виды коллективных паспортов

Существует 2 типа коллективных паспортов,

Страны, подписавшие Договор 1962 года — Европейское соглашение о поездках молодых людей по коллективным паспортам между странами-членами Совета Европы:

  • Бельгия
  • Дания
  • Франция
  • Греция
  • Исландия
  • Ирландия
  • Италия
  • Лихтенштейн
  • Люксембург
  • Мальта
  • Нидерланды
  • Норвегия
  • Португалия
  • Испания
  • Швеция
  • Швейцария
  • Республика Северная Македония
  • Турция
  • Соединенное Королевство (подпись также охватывала Джерси, бейливик Гернси, остров Мэн и Гибралтар)

Однако после подписания Договора некоторые страны изменили свою позицию в отношении коллективных паспортов, необходимо проверить требования для отдельных стран.

Требования для отдельных стран

Есть страны, которые:

Страны могут изменить свои въездные требования в любое время, в том числе если они примут коллективный паспорт. Перед подачей заявления на получение коллективного паспорта руководители групп должны проверить конкретные требования страны (или стран), в которые они едут.

Подтвержденные страны, которые принимают коллективные паспорта

В этой таблице показано:

  • страны, которые подтвердили, что будут принимать коллективный паспорт
  • если мы выдадим паспорт EACP или XCP
  • определенные требования, о которых вы должны сообщить лидеру группы
Страна Тип коллективного паспорта Требования: о чем вы должны сообщить лидеру группы
Австрия EACP Виза или копия коллективного паспорта не требуются.
Бельгия EACP Уточните в посольстве требования для получения визы
Дания XCP Копия паспорта должна быть предъявлена ​​в пункте въезда и выезда.
Эстония XCP Уточните в посольстве требования для получения визы.
Франция EACP При проживании в индивидуальных домах руководитель должен предоставить каждому ребенку ксерокопию коллективного паспорта.
Германия EACP Признается только для лиц моложе 18 лет
Греция EACP Уточните в посольстве требования для получения визы
Венгрия XCP Уточните в посольстве требования для получения визы
Италия EACP Ксерокопия коллективного паспорта, выданного руководителем, необходима для всех детей, если они проживают в индивидуальных домах. Официальная копия паспорта должна быть представлена ​​в пункте въезда и выезда.
Лихтенштейн XCP Виза или копия коллективного паспорта не требуются.
Люксембург EACP Уточните в посольстве требования для получения визы
Мальта EACP Уточните в посольстве требования для получения визы
Нидерланды EACP Уточните в посольстве требования для получения визы
Норвегия EACP При въезде необходимо предъявить копию коллективного паспорта.
Испания XCP Пункт въезда в Испанию должен быть указан в анкете. Ксерокопия коллективного паспорта, выданная руководителем, требуется для всех детей, если они проживают в индивидуальных домах.
Швейцария EACP Коллективные паспорта не принимаются, если дети проживают в индивидуальных домах.

Страны, которые могут принимать коллективные паспорта

В этой таблице показано:

  • страны, которые могут принять коллективный паспорт
  • если мы выдадим паспорт EACP или XCP
  • определенные требования, о которых вы должны сообщить лидеру группы
Страна Тип коллективного паспорта Требования: о чем вы должны сообщить лидеру группы
Монако XCP При проживании в индивидуальных домах руководитель должен предоставить каждому ребенку ксерокопию коллективного паспорта.
Турция EACP Виза или копия коллективного паспорта не требуются.

Если мы еще не оформили коллективный паспорт и группа едет в (или через) 1 из этих стран, необходимо:

  1. Связаться с руководителем группы по телефону, чтобы:
  • рассказать им о возможных проблемах, которые они могут иметь
  • рекомендую каждому путешествовать по собственному паспорту
  • свяжитесь с посольством страны перед поездкой, чтобы попросить подтверждение, примут ли они коллективный паспорт
  • принять любое подтверждение посольства, которое подтверждает, что страна примет коллективный паспорт
  1. Отправьте письмо для подтверждения ситуации.

Если кому-то в группе нужен свой индивидуальный паспорт

Если группа едет в страну, которая не принимает (или может не принимать) коллективный паспорт, мы рекомендуем группе использовать свои индивидуальные паспорта (если они есть).

Если организация подтвердит, что она по-прежнему хочет использовать коллективный паспорт или у членов группы недостаточно времени для получения собственного индивидуального паспорта, организация должна отправить нам письменное и подписанное заявление, чтобы подтвердить:

  • что паспортный стол Ее Величества сообщил им, что они не смогут въехать в страну по коллективному паспорту.
  • они берут на себя полную ответственность за путешествие

Если группа решает путешествовать со своими собственными паспортами, но у члена группы его нет, они должны подать заявление на его получение (и уплатить соответствующую пошлину). Если до даты поездки осталось более 7 дней, но меньше 14 дней, они могут подать заявку на:

  • услугу Fast Track, и мы вернем часть платы за услугу, если у нас еще нет заявки
  • бесплатное обновление, если мы уже получили их приложение и оно было у нас более 5 дней — старший исполнительный директор может в порядке исключения принять обновление, если у нас было приложение менее 5 дней, если применимы оба следующих условия:
    • у нас есть доказательства от организации, чтобы показать их организацию поездки
    • нет проблем с охраной (защитой) или уязвимостью

Если вы не можете оформить коллективный паспорт или он больше не нужен организации, вы должны оформить возврат.

Коллективные паспорта для круизов

Вы, коллективный экзаменатор, должны проверить страны, которые круиз посетит по маршруту, и принять коллективные паспорта.

Страны, которые не принимают коллективный паспорт

Следующие страны подтвердили, что не будут принимать коллективные паспорта:

  • Болгария
  • Чешская Республика
  • Финляндия
  • Исландия
  • Латвия
  • Польша
  • Португалия
  • Румыния
  • Словакия
  • Словения
  • Швеция

Если группа путешествует в (или через) любую из этих стран, вы должны:

  1. Свяжитесь с руководителем группы по телефону, чтобы сообщить ему:
  • вы отзовете заявку
  • каждый человек по партийному списку должен путешествовать по собственному паспорту.
  1. Отправьте письмо для подтверждения ситуации.

Если мы не уверены, что страна примет коллективные паспорта

Вы можете получить заявление на коллективный паспорт для группы, путешествующей в страну, которая, как мы не знаем, примет коллективный паспорт. Это страны, не вошедшие в наш список, которые:

В этих случаях вы, инспектор коллективных паспортов, должны обратиться к окончательному списку стран Шенгенской зоны, составленному Европейской комиссией , которые принимают коллективные паспорта (коллективные паспорта Великобритании можно найти в строке 2854 документа).

Если вы обнаружите какие-либо изменения страны в окончательном списке Европейской комиссии, которые не отражены в этом руководстве, вы должны:

  1. Примите эту информацию.
  2. Сообщите руководителю группы (включая любые требования для этой страны).
  3. Отправить по электронной почте руководство и качество, рабочие стандарты с информацией, чтобы они могли обновить это руководство.

Если вы не можете найти информацию в окончательном списке Европейской комиссии или все еще не уверены, примет ли страна коллективный паспорт или нет, вы должны спросить:

  • руководитель группы:
    • связаться с соответствующим органом в стране, в которую они едут, чтобы проверить, примут ли они коллективный паспорт
    • уточните визовые требования в посольстве или консульстве страны в Великобритании перед поездкой
  • организация, подающая заявку на коллективный паспорт, должна отправить нам письменное и подписанное заявление, подтверждающее, что они путешествуют на свой страх и риск

Как мы добавляем коллективные заявки в базу

В этом разделе рассказывается об организациях сотрудников паспортного стола Ее Величества, которые могут подавать заявки на коллективные паспорта, и о том, как мы добавляем их в базу данных.

Клиенты могут загрузить бланк заявления на получение коллективного паспорта на GOV.UK и могут:

  • заполнить форму в электронном виде — если они это сделают, они должны:
    • отправьте его по электронной почте в общедоступный почтовый ящик коллектива Дарема
    • распечатать и опубликоватькопию заявления, подписанного руководителем группы (и заместителем, если таковой назначен) в коллективе
  • распечатать заявление, заполнить его и отправить коллективу по почте

Заявления на получение коллективного паспорта: электронное

Некоторые клиенты могут заполнить заявку на получение коллективного паспорта в электронном виде.

Требования к электронным коллективным заявкам

Вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны просмотреть детали заявления и проверить:

  • страны, перечисленныев заявке на получение коллективного паспорта (см.: принимать коллективные паспорта )
  • к заявлению прилагается партийный список (список молодых людей, включенных в коллективный паспорт)
  • дата поездки не срочная (в течении 2 недель)
  • в заявке минимум 5 и максимум 50 молодых людей
  • заявление отправляется в формате Microsoft Word

Заявка на получение коллективного паспорта не соответствует требованиям

Если заявка не соответствует требованиям , вы (клерк по сопровождению экзамена) должны передать заявку коллективному экзаменатору, который должен связаться с организацией и обсудить этот вопрос. Если до даты поездки осталось 2 недели, см.: срочные заявки

Заявление на получение коллективного паспорта соответствует требованиям

Вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны сохранить электронную копию заявления в папку для печати (в файловой структуре Коллективной группы), используя формат: организация, дата поездки, количество молодых людей (например: «Durham Rainbows14-05 -17 23детские).

Если мы получим сообщение электронной почты о том, что группа отправляет изменения в приложение, вы должны сохранить файл с пометкой «ИСПРАВЛЕНО» в конце (например: «Durham Rainbows14-05-17 23ИЗМЕНЕНО»).

Групповые письма

Вы должны:

  • не удалять исходное электронное письмо, так как мы должны сохранить его по причинам аудита
  • сохранить электронное письмо, показывающее, кто отправил заявку, в папку «Групповые электронные письма» (в файловой структуре «Коллективная команда»)
  • переместите электронное письмо из общего почтового ящика в папку заполненной электронной почты в папке, названной месяцем после даты поездки (например, если датой поездки было 16 февраля, вы переместите электронное письмо в папку завершенной электронной почты за март)

Заявки на получение коллективного паспорта: пост

Мы принимаем рукописные и бумажные бланки заявлений на коллективный паспорт. Организация должна напечатать и отправить нам партийный список по электронной почте.

Бумажные заявки должны включать:

Требования к бумажным коллективным заявкам

Вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны проверить заявление на бумаге, чтобы убедиться в следующем:

  • каждая из перечисленных странпринимает коллективный паспорт
  • приложение включает в себя партийный список
  • дата поездки не срочная (в течении 2 недель)
  • в заявке минимум 5 и максимум 50 молодых людей

Если заявка не соответствует всем требованиям, необходимо передать заявку коллективному экзаменатору для связи с организацией и обсуждения вопроса.

Как создать файл с твердой копией

Если заявка заполнена правильно, вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны создать файл в виде печатной копии. Длинная куртка (обложка для коллективной заявки) должна включать:

  • название организации (должно совпадать с данными в авторизационном письме)
    • если в группе более 1 группы, после названия должно стоять слово «группа».
  • дата создания файла
  • дата финансирования (дата, когда мы получили платеж)
  • дата выезда из Великобритании
  • тип и сумма платежа (например, CHQ £39)

Вы, коллективный экзаменатор, не должны добавлять количество молодых людей к длинной куртке, пока не завершите экзамен, так как это может измениться в процессе подачи заявления.

Как добавить в систему заявление на получение коллективного паспорта

Когда вы, клерк поддержки экзамена, завершите все проверки, вы должны добавить заявление в коллективную базу данных (хранящуюся в файловой структуре коллективной команды). Это создаст коллективный номер паспорта, который вы должны добавить к длинному жакету. Статус в базе данных должен показывать «финансы».

Когда вы добавляете номер коллективного паспорта к длинной куртке, вы должны распечатать письмо-подтверждение.

Как зафиксировать выплаты по коллективным паспортам

Вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны записывать платежные реквизиты в электронной копии финансовой формы для каждого заявления на получение коллективного паспорта. Вы должны использовать отдельные листы для различных типов платежей, которые вы получаете каждый день (например, чек, поручение по кредитной или дебетовой карте).

Если приложение содержит наличные деньги

Вы должны немедленно уведомить руководителя группы (или другого члена команды), если заявка содержит наличные деньги. Вы должны:

  1. Запишите это в финансовой форме (для поддержки аудита обработки платежей).
  2. Передайте это финансовой команде.

Для каждой записи необходимо:

  • запись полной информации для каждой строки платежа
  • суммируйте стоимость сборов за все заявки на коллективный паспорт в этот день, проверив ее правильность
  • добавьте дату и количество заявок в соответствующие поля
  • сохранить электронную копию в папке финансовых счетов (в файловой структуре группы), указав дату и способ оплаты (например, чек 01 ЯНВАРЯ)
  • добавить номер листа, если на эту дату существует более 1 способа оплаты
  • распечатайте копию финансовой формы, подпишите ее и попросите руководителя коллективной группы (или коллективного инспектора, если менеджер недоступен) поставить подпись на форме.
  • передать распечатанную копию формы и платежи в финансовый отдел

Как проверить заявление на получение коллективного паспорта

В этом разделе рассказывается персоналу паспортного стола Ее Величества, как рассматривать заявление на получение коллективного паспорта.

Мы работаем с коллективными паспортами иначе, чем со стандартным британским паспортом. Тем не менее, некоторые из проверок, которые мы делаем, одинаковы. Как и в случае с любым другим заявлением на получение паспорта, если у вас есть проблемы с мошенничеством, защитой (защитой от детей) или уязвимостью, вы должны направить заявление в группу по борьбе с мошенничеством (CFT).

Как найти заявку в коллективной базе

Вы, коллективный экзаменатор, должны выполнить поиск в коллективной базе данных, чтобы проверить, совпадает ли номер коллективного паспорта с номером на длинной куртке (обложке коллективного заявления). Если все верно, вы должны изменить статус в базе данных на Ожидание и написать свое имя на длинной куртке.

Как найти электронный партийный список

Вы должны найти электронное заявление в папке для печати (в файловой структуре группы), убедившись, что оно соответствует бумажному заявлению, которое вы изучаете.

Перед печатью партийного списка необходимо проверить:

  • полный список в верхнем регистре и шрифтом Arial 8
  • «страна рождения» (стр. 2) изменена с Англии, Шотландии и Уэльса на Великобританию.
    • если «Соединенное Королевство» написано полностью, измените его на Великобританию.
    • если указана какая-либо другая страна, кроме Великобритании, вы должны использовать правительственный список Великобритании, чтобы проверить, как записать название страны.
  • вы выровняли центр ячейки по левому краю — вы можете сделать это:
    • выделение всего партийного списка
    • щелчок правой кнопкой мыши для форматирования ячеек, выравнивания и горизонтального раскрывающегося списка
    • щелчок влево для отступа
  • вы исправили все орфографические ошибки в столбцах города и страны
  • столбец «дата рождения» имеет одинаковый формат повсюду
  • вы удалили все отчества (если они не написаны через дефис)
    • если есть молодые люди с одинаковыми фамилией и именем, то необходимо оставить в их отчествах

Если мы не получим электронную копию, вы можете ознакомиться с печатной (бумажной) формой.

Как найти и распечатать авторизационное электронное письмо

Вы, коллективный экзаменатор, должны найти электронное письмо с авторизацией в папке электронной почты группы, выполнив поиск по имени участника. Вы должны распечатать копию и поместить ее в длинную куртку, прежде чем удалить ее из папки.

Если руководитель группы (или заместитель руководителя) отправил электронное письмо на листе запроса, отметьте поле «список». Если электронное письмо отправило третье лицо (не руководитель или заместитель руководителя), отметьте «нет списка» в листе запроса.

Коллективные паспорта: как поднимать и разрешать листы запросов

Каждое приложение должно иметь лист запросов, где вы можете записывать проверки, которые вы сделали. Вы должны обновлять лист запросов при создании и разрешении запросов.

Когда вы создаете запрос, поставьте галочку в поле справа от примечания. Когда вы решите это, поставьте галочку в поле слева.

Коллективные паспорта: как проверить организацию

Вы должны пройти онлайн-проверку, чтобы убедиться, что каждая организация является подлинной и:

  • сделать проверку по каждой организации, если в заявке указано более 1
  • проверить онлайн, используя имя участника
  • посетите их веб-сайт, чтобы подтвердить детали в разрешительном письме
  • убедитесь, что контактные данные организации совпадают с данными в письме поддержки
  • убедитесь, что логотип организации (если он есть в авторизационном письме) совпадает с логотипом на веб-сайте

После того, как вы подтвердите организацию, отметьте онлайн-флажок в разделе проверки безопасности листа запроса.

Если в ваших чеках есть несоответствия, вы должны указать их в листе запросов и попытаться решить их с организацией.

Вы должны добавить любые школьные каникулы, которые состоятся перед поездкой, к верхней части длинной куртки, чтобы поддерживать контакт.

Требования к разрешительным письмам для коллективных паспортов

Каждая заявка должна иметь разрешительное письмо. Сопроводительное письмо должно:

  • быть на фирменном бланке организации
  • подтвердить, что все молодые люди являются членами организации
  • подтвердите, что организация поддерживает приложение
  • иметь оригинальную подпись (не отсканированную и не ксерокопированную)
  • включать подпись кого-либо, кроме лидера группы (или его заместителя)
    • человек должен занимать приемлемую должность в организации (например, председатель или директор благотворительной организации)
  • включить информацию о детях лидера группы или заместителя лидера, которые присоединяются к вечеринке, но не посещают организацию
  • подтвердить детали поездки, в том числе:
    • назначения
    • даты отправления и возвращения
    • наименование и полный адрес организации
  • подтвердите, что это санкционированная поездка и правильное разрешение было дано, например:
    • совет управляющих
    • местная власть
    • национальная штаб-квартира

Если заявка включает более 1 организации, вы должны иметь отдельное письмо от каждой организации.

Проверка анкеты на получение коллективного паспорта: стр. 1

Каждая коллективная заявка должна включать форму заявки , которую вы должны сверить с письмом-разрешением и другой вспомогательной информацией.

Разделы с 1 по 7

Вы должны:

  • убедитесь, что разделы 1, 2, 3, 6 и 7 формы заявки соответствуют данным в сопроводительном письме
  • обратите внимание на любые несоответствия в листе запроса
  • запросите новое сопроводительное письмо (подписанное одним и тем же лицом), если сопроводительное письмо и заявление имеют разные даты поездки

Все страны в разделах 3, 4 и 5 должны принимать коллективные паспорта .

Как запросить декларацию

Если сторона едет в страну, которая не подтвердила, что принимает коллективные паспорта, вы должны попросить у них декларацию (подписанную лицом, подписавшим разрешительное письмо). Декларация должна подтверждать, что сторона принимает на себя риск путешествия по коллективному паспорту.

Разделы 8 и 9

Все стороны должны заполнить раздел 8. Если ответ на раздел 8 положительный, они также должны заполнить раздел 9. Затем вы должны:

  • добавить адрес лидера группы за границей в коллективный паспорт
  • прикрепите этикетку с адресом руководителя за границей к верхней части длинной куртки

Раздел 10

Все стороны должны заполнить раздел 10. Если есть несоответствия между адресом организации в разделе 10 и доверенностью, вы должны написать это красным цветом в форме заявления.

Если заявка от школы, колледжа или академии, вы должны вернуть коллективный паспорт руководителю группы по адресу школы, независимо от адреса, который они ввели в разделе 10.

Мы можем выслать коллективные паспорта на домашний адрес руководителя группы без дополнительной авторизации для:

  • футбольные клубы
  • Разведчики
  • Брауни
  • Гиды
  • молодежные клубы

Срочные заявления на коллективный паспорт

Если у нас уже есть заявка и коллективный паспорт нужен организации срочно (т.к. до выезда осталось 2 недели), возможно, вам придется отправить коллективный паспорт на домашний адрес руководителя группы.

Для этого вы должны:

  • попросите письмо на бланке организации, подтверждающее, что данные адреса совпадают с данными, указанными в заявке.
  • убедитесь, что то же самое лицо, которое подписало авторизационное письмо, подписало новое письмо
  • сделайте перекрестную ссылку на подпись в новом письме, убедившись, что она совпадает с исходной подписью человека в деле.
  • проверьте адрес лидера группы в Интернете, чтобы убедиться, что он правильный (например, с помощью программы поиска почтового индекса Royal Mail или 192.com)

Разделы 11 и 12

Сравните разделы 11 и 12 (руководитель группы и заместитель) с нашими индивидуальными паспортными записями в Основном индексе (MI). Вы должны:

  • подтвердите, что поля в приложении точно соответствуют данным о МИ, включая отчества
  • проверьте, что их паспорта имеют срок действия 6 месяцев в конце поездки — если нет, вы должны сообщить лидеру группы или заместителю лидера, что им нужно будет продлить свой паспорт)

Вы должны провести проверку по спискам руководителя группы и заместителя, чтобы убедиться, что нет причин, по которым мы не можем выдать коллективный паспорт. Если проверки контрольного списка не ясны, вы должны передать заявку руководителю коллективной группы.

Вы должны исправить красной ручкой любые детали, которые отличаются от формы. Например, вы должны добавить отчество, если оно есть в МИ, но не в форме заявки. Любые различия в датах рождения необходимо уточнять у руководителя группы.

Разделы 13 и 14

Руководители групп и их заместители обязаны:

  • иметь действующий паспорт британского гражданина со сроком действия не менее 6 месяцев на дату возвращения в Великобританию
  • быть не моложе 21 года
  • жить в Великобритании

Лидер группы и его заместитель (если группа указывает его в заявлении) должны заполнить разделы 13 и 14. Они должны указать свой личный адрес и контактные телефоны для экстренной связи и убедиться, что они проживают в Великобритании.

Раздел 15

Раздел 15 должен содержать оригиналы подписей лидера группы и заместителя лидера (если группа указала такового). Вы должны запросить новую форму заявления, если:

  • нет подписей
  • подписи являются ксерокопиями
  • подписи являются отсканированными изображениями

Бланк заявления на получение коллективного паспорта: страница 2

Партийный список (страница 2 заявления на бумажном носителе) совпадает со списком, присланным организацией в составе электронной копии заявления.

Действия, которые вы должны выполнить на странице 2

При работе со страницей 2 заявления необходимо:

  1. Отсортировать партийный список в алфавитном порядке по фамилии (необходимо удалить отчества, если нет более 1 молодого человека с одинаковыми именем и фамилией).
  2. Сравните каждую анкету о национальности коллективного паспорта (CPNQ)и фотографию со списком (отметьте любые различия в анкете).
  3. Показать город и страну рождения полностью.
  4. Проверьте гражданство всех молодых людей (вы можете проверить системы UKVI, чтобы подтвердить иммиграционный статус молодого человека (или его родителей), чтобы подтвердить национальность.
  5. Убедитесь, что всем молодым людям будет меньше 18 лет, когда они вернутся в Великобританию.
  6. Показать город проживания полностью:
  • если места жительства не находятся в одном и том же географическом районе, могут быть показаны 2 или более организаций, составляющих партию (подробности уточняйте у организации).

Фотографии для заявлений на получение коллективного паспорта

Заявки должны включать 2 одинаковые фотографии паспортного размера для каждого молодого человека. Все фотографии должны быть:

  • недавние (сделанные за последние 12 месяцев)
  • ясно, показывая полное лицо
  • в цвете
  • неламинированный
  • новый для этой цели (ранее не использовавшийся в других документах)
  • без авторских прав (штамп на изображении)

На обороте 1 фотографии должны быть:

  • имя и фамилия молодого человека
  • подпись руководителя группы, указанного в заявлении

Второе фото должно быть пустым.

Руководитель группы должен отправить подписанную форму заявления о фотографии.

Вы должны сверить данные с формой заявки и CPNQ и отметить любые несоответствия в бланке запроса.

Как сделать фотокарточку для коллективного паспорта

У каждого молодого человека, указанного в заявке, должна быть фотокарточка, независимо от возраста и страны, которую он посетит. Вы должны отметить любые несоответствия между фотокарточкой, партийным списком и CPNQ в бланке запроса.

Для изготовления фотокарточки необходимо:

  1. Приклеиваем пустую фотографию на фотокарточку
  2. Прикрепите подписанное фото к фотокарточке скрепкой.
  3. Напишите фамилию и имя молодого человека заглавными буквами и черными чернилами на внутренней стороне фотокарточки.
  • указывать любые отчества, если есть молодые люди с такой же фамилией и именем
  1. Штамп «подписывать не обязан» под подписью держателя, если молодой человек не может подписать фотокарточку.

Как изучить CPNQ

Вы должны получить CPNQ (вопросник о гражданстве коллективного паспорта) для каждого молодого человека, указанного в заявлении.

Кто может подписать CPNQ

CPNQ должен быть:

  • рукописный чернилами
  • включить оригинальную подпись
  • подписано лицом, несущим родительскую ответственность за молодого человека

Вы должны запросить новый CPNQ, если подпись отсутствует или в цифровом формате (отсканирована или фотокопирована). Если форму подписывает опекун или опекун, вы должны запросить у него:

  • письмо с объяснением, почему они подписывают вместо лица, несущего родительскую ответственность (письмо должно соответствовать требованиям в соответствии с руководством по разрешению и согласию)
  • новая форма, подписанная лицом, несущим родительскую ответственность

Как подтвердить гражданство молодого человека

Номер британского паспорта подтверждает национальность молодого человека. Вы должны проверить, что номер паспорта в форме соответствует данным в Основном индексе (МИ).

Если имя в MI не совпадает с именем в коллективной заявке, необходимо проверить, не произошло ли дочернее изменение имени .

Если в КПНВ нет номера паспорта ребенка, необходимо:

  1. Проверьте остальную часть формы, чтобы подтвердить, что у них есть претензия.
  2. См.:

Коллективные паспорта: молодой человек, родившийся в Великобритании

Если на момент рождения молодого человека один из его родителей был гражданином Великобритании не по происхождению (OTBD), они могут остаться в коллективном паспорте. Проверить, был ли родитель ребенка гражданином Великобритании, можно по OTBD с помощью Main Index (MI) (если родители указывают номер своего паспорта).

Если на момент рождения молодого человека ни один из его родителей не был гражданином Великобритании, вы должны проверить оборотную сторону CPNQ, чтобы узнать, есть ли у родителей ограничения на пребывание в Великобритании. Вы можете проверить, есть ли у них ограничения, используя систему UKVI, или вы можете запросить у них доказательства того, что у них нет ограничений, например:

  • письмо Министерства внутренних дел
  • ксерокопия штампов в паспорте родителей
  • ксерокопия свидетельства о натурализации или регистрации для молодого человека (или родителя)
    • Если получена ксерокопия, необходимо проверить реквизиты в системах UKVI, чтобы убедиться, что реквизиты совпадают с тем, что на копиях

Если там:

Коллективные паспорта: молодой человек, не родившийся в Великобритании

Если у молодого человека есть родитель, который был гражданином Великобритании OTBD на момент рождения молодого человека, они имеют право на получение британского гражданства и могут оставаться в коллективном паспорте.

Для молодого человека, родившегося за границей, который является гражданином Великобритании, вы должны:

  1. Напишите «BC» в:
  • конец их строки в партийном списке
  • верхняя часть формы CPNQ
  1. Поместите бланки BC CPNQ за бланками «Не BC» внутри длинной обложки.

Если у молодого человека нет претензий на британское гражданство, необходимо обратиться к коллективным паспортам: нет претензий на британское гражданство .

Если вы не уверены, имеет ли молодой человек заявление о гражданстве, вы должны:

  1. Попросите руководителя коллективной команды принять окончательное решение.
  2. Запросите у лидера группы доказательства, подтверждающие национальность (если руководитель коллектива подтвердит, могут быть претензии). Доказательства могут включать в себя:
  • Письмо домашнего офиса
  • ксерокопия свидетельства о натурализации или регистрации родителя
  • ксерокопия штампов в паспортах родителей

Коллективные паспорта: никаких претензий на британское гражданство

Если у молодого человека нет претензий на британское гражданство, необходимо удалить его из коллективного паспорта. Вы должны изменить партийный список, выделенный красной ручкой, путем:

  • прочеркнуть данные молодого человека
  • написать «не до н.э.» в конце своей строки

Вы должны написать «не до н.э.» красным цветом в верхней части CPNQ и поместить форму на передней части CPNQ внутри длинной куртки. Вы должны:

  1. Еще подготовьте фотокарточку.
  2. Аннулируйте ее, срезав верхние углы и поставив штамп «аннулировано» поперек карты (не над именем).
  3. Обновите лист запроса, чтобы подтвердить имена всех молодых людей, которых мы удалили, как не «BC».
  4. Сообщите лидеру группы в письменной форме (письмом или по электронной почте) о любом молодом человеке, который не имеет права быть включенным, и о причинах.

Молодой человек по-прежнему может путешествовать с группой по собственному паспорту. Если у них еще нет паспорта, скажите руководителю группы, чтобы он связался с консульством или Высшей комиссией в Великобритании, которые занимаются вопросами гражданства их родителей.

Коллективные паспорта: молодой человек без гражданства или беженец

Вы, коллективный экзаменатор, не должны включать в коллективный паспорт молодого человека без гражданства или беженца. Вы должны исключить этих молодых людей из партийного списка.

Как обновить электронную копию партийного списка

После изучения всех документов необходимо:

  • обновите электронную копию (сохраненную в папке «На печать») любыми изменениями, которые вы сделали (отмечены красным) в списке участников бумажной копии
  • внести в дело собственноручную запись о причине исключения молодого человека из коллективного паспорта

image description

Коллективные паспорта: сопроводительное письмо

Вы должны подготовить правильное письмо об отправке в зависимости от страны, в которую направляется группа. Вы должны включить любые особые требования , о которых организация должна знать. Если вы включаете особые требования (например, визовые требования в письме), вы должны распечатать и сохранить копию письма для файла.

Если вы отправляете коллективный паспорт специальной доставкой, то в длинную куртку вместе с сопроводительным письмом необходимо вложить специальную накладную.

Коллективные паспорта: встречный сбор

Если клиент забирает коллективный паспорт, вы должны написать красной ручкой в ​​верхней части длинного конверта: «ВСТРЕЧНЫЙ СБОР».

Вы должны:

  • заполнить бланк встречного сбора
  • связаться с клиентом по телефону, чтобы подтвердить, что коллективный паспорт готов к получению, и подтвердить, когда они будут его забирать
    • вы должны связаться с менеджером счетчика, если они хотят забрать, когда нет коллективного экзаменатора (например, в субботу)
  • разместить форму в начале файла
  • скажите лицу, получающему коллективный паспорт, что он должен подписать форму
  • хранить форму в файле, пока мы ее не уничтожим

Лицо, получающее коллективный паспорт, должно иметь при себе удостоверение личности с фотографией. Вы должны указать (в бланке для сбора), какое удостоверение личности с фотографией принес человек, собирающий паспорт.

Если лицо, осуществляющее сбор, не является руководителем группы или заместителем руководителя, у него должно быть письмо от организации на фирменном бланке. Письмо должно:

  • иметь подпись лица, подписавшего доверенность
  • дать разрешение на получение коллективного паспорта (в нем должно быть указано полное имя лица)

Организация может:

  • отправить письмо по электронной почте до получения паспорта
  • принести при сборе

Вы должны убедиться, что подпись совпадает с подписью в авторизационном письме. Вы должны подписать и поставить дату на бланке сбора при сдаче паспорта.

Вы должны обновить дату отправки в системе, чтобы показать дату получения. В разделе номера специальной доставки введите Коллекция. Вы должны хранить файл с отправленными товарами на ту же дату.

Коллективные паспорта: когда закончится экспертиза

Когда экзамен завершен, вы должны обновить длинную обложку бумажного заявления, включив в него:

  • имя экзаменатора
  • название вечеринки и ее местонахождение (например, «Средняя школа Бродленд, Норидж»)
  • тип коллективного паспорта
  • количество молодых людей
  • Страна назначения
  • страны, которые нужно посетить во время поездки
  • страны путешествовали через
  • Дата выезда
  • дата возвращения
  • необходимо следующее действие (например, одобрить)

Как распечатать коллективный паспорт

Чтобы распечатать коллективный паспорт, вы (сотрудник службы поддержки экзаменов) должны зайти в папку с шаблонами и:

  1. Выберите правильный шаблон (например, евро или не евро).
  2. Введите информацию с лицевой стороны длинного жакета на странице 1 шаблона.
  3. Перейдите к странице «Члены вечеринки».
  4. Используйте электронную копию заявки, чтобы выделить членов партийной секции.
  5. Скопируйте данные и вставьте в коллективный паспорт, используя «перезаписать ячейки».
  6. Убедитесь, что вы скопировали данные в правильные разделы, убедившись, что:
  • шрифт Arial, размер 8
  • все в столицах
  • выравнивание ячеек по центру слева
  1. Включите адрес лидера группы за границей в раздел наблюдения, если на внешней стороне длинной куртки есть этикетка.
  2. Сохраните коллективный паспорт в папке «01 распечатанный» (в структуре командного файла), используя 6-значный номер коллективного паспорта (на передней части куртки), за которым следует дата возвращения из поездки (например, 123456 19). -11-19)
  3. Распечатать коллективный паспорт в цвете на кремовой бумаге формата А3 в формате брошюры.
  4. Поместите распечатанный коллективный паспорт внутрь файла
  5. Передать дело коллективному эксперту, рассмотревшему заявление, на проверку и подписать.

Как утвердить коллективный паспорт

Вы, коллективный экзаменатор, должны проверить каждый проверенный вами коллективный паспорт, прежде чем утвердить его. Вы должны проверить:

  • информация в коллективном паспорте совпадает с информацией на длинной куртке и анкете
  • доверенностьотвечает всем требованиям
  • лист запроса, чтобы убедиться, что все проверки завершены
  • адрес в бланке письма совпадает с адресом в разделе 10 формы заявки и письма-отправки

Внутри коллективного паспорта необходимо проверить:

  • весь текст написан прописными буквами, размер 8, шрифт Arial, ячейка выровнена по левому краю
  • фамилии в алфавитном порядке (только первая буква)
  • количество молодых людей внутри совпадает с количеством молодых людей на лицевой стороне коллективного паспорта
  • за явные ошибки в написании имен, городов рождения, города проживания
  • что коллективный паспорт включает только города, а не округа
  • все молодые люди будут моложе 18 лет на дату возвращения путешествия
  • что любой молодой человек, родившийся за границей, является гражданином Великобритании
  • что любой молодой человек, удаленный как «Не до н.э.», не является гражданином Великобритании.
  • вы внесли изменения красной ручкой, на распечатанной электронной копии партсписка, на распечатанном коллективном паспорте

Вы должны проверить, что фотокарточки соответствуют всем требованиям, а имена на фотокарточках совпадают с именами в коллективных паспортах.

Вы должны проверить письмо об отправке, чтобы убедиться, что:

  • адрес в доверенности совпадает с адресом в сопроводительном письме
  • экзаменатор использовал правильную букву
  • экзаменатор подписал сопроводительное письмо
  • письмо подтверждает удаление молодых людей (если мы еще не сказали лидеру группы)
  • письмо содержит дополнительные инструкции для руководителя группы (например, визовые требования)

Когда вы выполните все проверки, вы должны:

  • используйте штамп даты паспортного стола Ее Величества, чтобы поставить штамп в строке под именем последнего молодого человека, убедившись, что между фамилией и штампом нет пустой строки
  • расписаться на 3 странице коллективного паспорта
    • если в коллективном паспорте 50 молодых людей, поставить штамп с полной датой под именем последнего молодого человека может быть невозможно – в этом случае необходимо:
    • штамповать как можно большую часть даты, под последней фамилией
    • поставить штамп с полной датой вверху той же страницы, над столбцом фамилии

Как заполнить заявление на получение коллективного паспорта

В конверт необходимо положить и запечатать:

  • заполненный коллективный паспорт
  • копии для пограничных войск
  • дополнительные копии
  • фото открытки
  • сопроводительное письмо
  • дочерняя форма удаления

При отправке коллективного паспорта отслеживаемой доставкой 1-го класса или специальной доставкой (если клиент оплатил ее) необходимо:

  • отметить дату отправки на длинной куртке
  • поставить на нем красную почтовую марку
  • обновить систему, указав дату отправки и номер отслеживаемой или специальной доставки
  • хранить все заявки в дате заказа на отправку

Проверка безопасности заявлений на получение коллективного паспорта

Коллективные экзаменаторы должны ежемесячно проверять безопасность 2% коллективных паспортов. Однако они не должны проводить проверки безопасности приложений, с которыми имеют дело.

Когда коллективные экзаменаторы проводят проверку безопасности, они должны:

  • полностью изучить заявку
  • запишите результаты в форму проверки безопасности коллективного паспорта исполнительного органа

Выборочные проверки готовых к выдаче коллективных паспортов

Руководители коллективных команд должны проводить выборочные проверки заполненных и готовых к отправке коллективных паспортов. Это делается для проверки качества заполненного коллективного паспорта и фотокарточек. Руководитель коллективной команды должен зафиксировать результаты в Листе выборочных проверок PO1 за правильный месяц и год.

Что делать, если коллективный паспорт утерян или поврежден

Если мы потеряем коллективный паспорт в офисе или на почте, мы обязаны выдать замену бесплатно. В случае утери коллективного паспорта организация должна оплатить полную стоимость замены.

Прежде чем мы рассмотрим бесплатную замену, вы должны выяснить, как мы отправили коллективный паспорт в организацию (например, это был первый класс с отслеживанием или специальной доставкой) и был ли коллективный паспорт получен организацией.

Если вам нужна замена, вы должны передать заявление руководителю коллектива. Когда руководитель коллективной группы утверждает переиздание, вы должны:

  • перепечатать коллективный паспорт из системы под тем же номером
  • введите DUP в затененном поле в верхней части шаблона коллективного паспорта.

Если организация сообщает нам, что она повредила свой коллективный паспорт, она должна:

  • верни это
  • включить сопроводительное письмо, объясняющее, как произошло повреждение
  • оплатить полную стоимость

Когда мы получим информацию, вы должны перепечатать коллективный паспорт с тем же номером.

Если организация сообщает нам, что получила поврежденный коллективный паспорт, мы можем бесплатно выдать замену. Организация должна:

  • вернуть коллективный паспорт
  • приложите письмо, объясняющее степень ущерба, когда они его получили

Вы должны передать дело руководителю коллективной группы для получения разрешения на повторную выдачу. После того, как он будет одобрен, вы должны перепечатать коллективный паспорт из системы, используя тот же номер. Вы должны сдать оригинал коллективного паспорта в конфиденциальные отходы.

Если вам нужно заменить какие-либо фотокарточки, вы можете использовать запасные фотографии из файла. Вы должны убедиться, что мы храним копию фотографий с именем молодого человека в деле.

При утверждении изменения руководитель коллективной команды должен поставить штамп в измененном коллективном паспорте с той же датой, что и в исходном коллективном паспорте.

Как уничтожить файлы заявления на коллективный паспорт

Вы должны хранить файлы до тех пор, пока не пройдет дата возвращения из поездки, а затем поместить их в конфиденциальные отходы.

Коллективный паспорт: детская смена имени

Если имя ребенка в анкете отличается от имени в паспорте, свидетельстве о рождении или свидетельстве о натурализации (или регистрации), вы можете использовать:

  • Проверка событий жизни для подтверждения сведений о коротких свидетельствах о рождении, выданных в Англии и Уэльсе (если клиент предоставляет краткое свидетельство о рождении на английском или валлийском языке).
  • система UKVI для подтверждения сведений о натурализационных (или регистрационных) свидетельствах (если заказчик предоставляет натурализацию (или регистрационное удостоверение)

Если имена не совпадают, необходимо:

  • осуществлять проверку списка наблюдения по именам
  • изменить имя, чтобы оно соответствовало имени в документах, удостоверяющих личность
  • скажите руководителю группы, что это имя, под которым ребенок должен путешествовать

Вы можете использовать новое имя ребенка только в том случае, если мы получим подписанное разрешение от всех, кто несет родительскую ответственность, и применимо одно из следующих условий:

  • срок действия действующего загранпаспорта ребенка истек
  • у ребенка никогда не было паспорта

Если вы вписываете молодого человека в коллективный паспорт на имя, отличное от того, которое указано в документах, удостоверяющих личность, вы должны:

  • обновить список участников, чтобы показать правильное имя
  • создать новую фотокарточку
  • добавить изменение в лист запроса
  • сообщить руководителю группы, что молодой человек будет путешествовать по коллективному паспорту на новое имя
  • проверьте имена по списку наблюдения

Коллективные паспорта: дети под опекой

Когда мы получаем Анкету о национальности коллективного паспорта (CPNQ) для ребенка, находящегося под опекой, нам нужна другая информация для целей коллективного паспорта. Это зависит от вида опеки над ребенком.

3 основных типа:

  • полный порядок ухода
  • приказ о добровольном уходе
  • временный порядок ухода

Вы должны убедиться, что у вас есть правильное согласие на детей, находящихся под опекой.

Полный порядок ухода

Опекун или социальный работник должен подписать CPNQ.

Порядок добровольного ухода

Родитель должен подписать CPNQ. Если они не могут подписать CPNQ, это может сделать социальный работник. Социальные службы должны подтвердить, почему родитель не может подписать форму.

Порядок временного ухода

Родитель, приемный опекун или социальный работник могут подписать CPNQ. У нас должна быть копия решения суда, так как оно должно быть в силе на день выдачи коллективного паспорта.

CPNQ должен включать отношение к ребенку, чтобы мы знали, кто подписал форму. Менеджер социальной службы должен подтвердить в письменной форме на фирменном бланке:

  • раздел Закона о детях, в котором находится ребенок
  • назначения
  • продолжительность поездки
  • цель предполагаемой поездки

Одно и то же лицо не должно подписывать письмо и CPNQ. Подпись менеджера должна быть на письме, а не подписана от его имени.

Неполные заявления на получение коллективного паспорта

Вы должны связаться с руководителем группы, чтобы задать вопросы или получить дополнительную информацию для поддержки приложения. Если им нужно срочно ехать, вы должны сначала связаться со всеми по телефону, а затем отправить электронное письмо. Вся корреспонденция должна подтверждать:

  • имя лидера группы
  • номер коллективного паспорта
  • пункт назначения поездки
  • Дата отбытия

Вы должны распечатать 2 копии письма: 1 для отправки, 1 для хранения в папке. Если вы связываетесь с руководителем группы по электронной почте, вам нужно распечатать только 1 копию файла.

Как отозвать заявление на коллективный паспорт

Если организация хочет отозвать заявку, она должна отправить письмо, подписанное тем же лицом, которое подписало исходное разрешительное письмо.

Когда вы (инспектор коллектива) получите письмо, вы должны:

  1. Напишите красными чернилами на длинной куртке «снято».
  2. Обновите электронную таблицу словом «Снято».
  3. Сохраните отозванную форму заявки вместе с любыми фотокарточками и документацией в «экспедиторской работе» под датой отзыва.
  4. Сохраняйте заявку, пока не пройдет предполагаемая дата поездки.

Коллективный паспорт: как внести изменения

В этом разделе сообщается персоналу паспортного стола Ее Величества, как внести изменения в заявление на получение коллективного паспорта, включая изменения группы, руководителя группы или заместителя руководителя, изменения дат поездки или изменения маршрутов.

Некоторые организации могут захотеть внести изменения в свой коллективный паспорт, например, если кому-то нужно добавить или убрать что-то из паспорта или если изменились даты поездки. Если вам необходимо внести изменения и дата поездки:

  • в течение следующих 2 недель вы должны попросить руководителя группы утвердить изменение.
  • более 2 недель, вам не нужно одобрение от коллективного менеджера команды

Как сменить лидера группы

То, как мы сменим лидера группы, будет зависеть от того, выдали ли мы коллективный паспорт.

Если мы не оформили коллективный паспорт

Замещающий лидер группы должен заполнить форму объявления нового лидера. Лицо, поддержавшее первоначальное заявление, должно подписать форму.

Вы должны изменить информацию о новом руководителе группы на странице 1 формы заявки и поместить форму декларации за формой заявки в файле.

Если мы оформили коллективный паспорт

Вы должны попросить организацию вернуть коллективный паспорт с заявлением о новом бланке руководителя. Лицо, авторизовавшее исходное заявление, должно подписать форму. Вы должны:

  • изменить страницу 1 сохраненной формы коллективного паспорта, чтобы показать новые данные
  • распечатать и отправить новый коллективный паспорт при замене документа
  • связаться с организацией, чтобы проверить, подписал ли предыдущий лидер группы фотокарточки
  • попросить организацию вернуть все подписанные карты, чтобы мы могли изготовить новые
  • организации не нужно возвращать неподписанные карточки, так как новый лидер группы может подписать их

Как изменить или добавить заместителя руководителя

Новый заместитель лидера должен заполнить форму декларации нового заместителя лидера (см.: смена лидера партии).

Как внести молодого человека в коллективный паспорт

Если организация просит вас внести молодого человека в коллективный паспорт. Организация должна отправить нам:

Если мы не оформляли коллективный паспорт, вы, как коллективный экзаменатор, должны:

  • внести данные о новом молодом человеке в электронный партийный список (список молодых людей, включенных в коллективный паспорт) в правильном алфавитном порядке (если список не превышает 50 молодых людей)
    • если список превышает 50 молодых людей, вы должны связаться с организацией, чтобы сообщить им, что вам нужно будет создать второй коллективный паспорт и вам нужно будет разделить молодых людей на 2 паспорта.
  • изменить переднюю часть длинной куртки (обложка для коллективной заявки), чтобы показать правильное количество молодых людей

Если мы оформили коллективный паспорт, организация должна вернуть его вместе с:

  • новый КПНК
  • бланк декларации с фотографией
  • 2 фото
  • подписанная форма добавления ребенка

Вы должны:

  • добавить нового молодого человека (в правильном алфавитном порядке) в сохраненный коллективный паспорт
  • распечатать новый коллективный паспорт
  • сделать новую фотокарточку
  • передать заявку коллективному экзаменатору для утверждения

Как снять молодого человека с коллективного паспорта

То, как вы удалите молодого человека из коллективного паспорта, будет зависеть от того, должны ли они отправиться в поездку в ближайшие 2 недели.

Как убрать молодого человека: выезд в ближайшие 2 недели

Если организация попросит нас снять молодого человека с коллективного паспорта, а дата выезда будет в ближайшие 2 недели, мы не сможем вовремя внести изменение. Вместо этого сотрудник паспортного контроля должен забрать ребенка в день поездки.

Как убрать молодого человека: командировок не будет в ближайшие 2 недели

Если организация просит нас удалить молодого человека из коллективного паспорта, они должны отправить форму удаления ребенка или письмо на фирменном бланке организации. Организация может отправить нам по электронной почте или отправить форму или письмо.

Лидер группы (или лицо, подписавшее разрешительное письмо) должен подписать письмо или форму, подтверждая полную информацию об удаляемом молодом человеке. Вы должны проверить, что подпись совпадает с подписью в файле.

Если мы не выдали коллективный паспорт, когда вы получите письмо-подтверждение или форму удаления ребенка, вы, сотрудник службы поддержки экзаменов, должны:

  • убрать строку, где молодой человек числится в электронном партийном списке
  • поменяйте длинную куртку, чтобы показать правильное количество молодых людей
  • срезать угол фотокарты
  • Штамп «аннулирован» на фотокарточке
  • вернуть фотокарту с заполненным коллективным паспортом

Если мы оформили коллективный паспорт, организация должна вернуть:

  • коллективный паспорт
  • письмо-подтверждение или форма удаления ребенка
  • фотокарточка молодого человека, которого они хотят удалить

Вы должны:

  • удалить молодого человека из сохраненного коллективного паспорта
  • изменить страницу 1 коллективного паспорта и длинную куртку, чтобы показать правильное количество молодых людей
  • распечатать измененный коллективный паспорт
  • отменить фотокарту:
    • срезав угол фотокарты
    • штамп «аннулировано» на фотокарточке
  • сохранить фотокарточку в файле
  • передать заявку коллективному экзаменатору для утверждения

Если организация хочет изменить свой маршрут

Вы должны:

  • попросите письмо, подписанное лицом, авторизовавшим первоначальную заявку, подтверждающее все детали поездки
  • проверьте, подходит ли тип коллективного паспорта (евро или не евро) для нового маршрута

Если мы не выдали коллективный паспорт, вы должны обновить длинную куртку с новым маршрутом. Если мы оформили коллективный паспорт, необходимо:

  • попросить организацию вернуть коллективный паспорт с доверенностью
  • обновить страницу 1 сохраненного электронного коллективного паспорта и длинную куртку, чтобы показать правильный маршрут
  • распечатать измененный коллективный паспорт
  • передать коллективный паспорт руководителю коллектива для утверждения

Изменение дат поездки

Когда организация хочет изменить даты своей поездки, она должна отправить нам письмо-подтверждение, подписанное лицом, поддержавшим первоначальную заявку. Письмо должно подтверждать все детали поездки.

Если мы не выдали коллективный паспорт, вы должны внести изменения в заявление или коллективный паспорт и обновить длинную куртку с новыми датами. Если мы оформили коллективный паспорт, необходимо:

  • попросить организацию вернуть коллективный паспорт с письмом-подтверждением
  • изменить страницу 1 электронного коллективного паспорта и длинную куртку, чтобы указать правильные даты поездки
  • распечатать измененный коллективный паспорт
  • отправьте его руководителю группы для утверждения

При согласовании изменения руководитель коллектива должен поставить штамп в измененном (заменяющем) коллективном паспорте с той же датой, что и в первоначальном коллективном паспорте.

Поездка отменена или отложена по рекомендации правительства Великобритании

Если Великобритания советует не ездить в страну по коллективному паспорту, организация может отменить поездку и получить возмещение стоимости коллективного паспорта. Им потребуется:

  • вернуть коллективный паспорт
  • приложить письмо от руководителя группы (или лица, подписавшего доверенность) с объяснением причины отмены
  • подтвердить, что они не требуют возмещения расходов от страховой компании

Они также могут отложить поездку на более поздний срок. Руководитель группы (или лицо, подписавшее доверенность) должен подтвердить это письменно. Если позже организация решит не продолжать поездку, вы все равно должны вернуть им деньги на основании первоначальной рекомендации правительства.

Если организация согласна на новые даты поездки, вы должны запросить письмо на фирменном бланке, подтверждающее новые даты и подписанное лицом, подписавшим разрешительное письмо. Вы должны рассматривать эти заявки в каждом конкретном случае, учитывая новые даты поездки.

Руководство

Заявления на получение паспорта и собеседования

Это письмо написано в ответ на вопрос о заявлениях на получение паспорта и процессах собеседования. Темы, затронутые вопросами…

Из: Домашний офис

Опубликовано

1 февраля 2011 г.

Получать электронные письма об этой странице

Подробности

Это письмо написано в ответ на вопрос о заявлениях на получение паспорта и процессах собеседования. Темы, охватываемые вопросами, включают количество успешных заявлений на получение паспорта, мошеннических заявлений и личных интервью.

Вы можете просмотреть это письмо на заархивированной версии веб-сайта IPS в Национальном архиве

Опубликовано 1 февраля 2011 г.

Получать электронные письма об этой странице

Связанный контент

Руководство

Сбор документов: доверенность

Письмо с назначением лица, которое заберет ваши документы в визовом центре за пределами Великобритании.

Из: Британские визы и иммиграция

Опубликовано

18 июля 2011 г.

Получать электронные письма об этой странице

Документы

Письмо авторизации

PDF , 36,1 КБ , 1 стр.

Этот файл может не подходить для пользователей вспомогательных технологий.

Запросите доступный формат.

Подробности

Используйте это письмо, если хотите назначить другого человека для получения ваших документов в визовом центре за пределами Великобритании.

Вы можете использовать это письмо в центрах приложений, которыми управляет VFS Global.

Опубликовано 18 июля 2011 г.

Получать электронные письма об этой странице

Связанный контент

Исследуйте тему

паспорта

Эта серия объединяет все документы, относящиеся к паспортам.

Из: Домашний офис

Опубликовано

14 февраля 2011 г.

Инструкции и проверки для заявителей на получение паспорта Великобритании, включая списки паспортных столов и офисов для собеседований.

Чтобы подать заявление на получение паспорта Великобритании, перейдите в наш раздел паспортов

Документы

Телеграм канал ВикиВиза https://t.me/wikivisa

Чат и оперативные ответы по визам https://t.me/wikivisa_chat

VikiVisa.Com

Все виды и типы британских виз, гостевые, семейные, рабочие и студенческие визы, виза жены и виза невесты, бизнес визы в Великобританию в 2022 – 2023 годах

WikiVisa.Ru

Телеграм канал ВикиВиза https://t.me/wikivisa

Чат и оперативные ответы по визам https://t.me/wikivisa_chat

Комментарии запрещены.

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...