Как предприятие, зарегистрированное в качестве плательщика НДС , вы обязаны взимать НДС с продаваемых вами товаров и услуг, если только они не освобождены от уплаты НДС .

Чтобы начать взимать НДС , вам необходимо зарегистрироваться в качестве плательщика НДС .

Как взимать НДС

При продаже товаров или услуг вы должны сделать следующее:

• рассчитайте цену с учетом НДС , используя правильную ставку НДС
• укажите информацию о НДС в вашем счете-фактуре — в счетах-фактурах необходимо указывать ваш номер НДС и указывать НДС отдельно
• покажите транзакцию в вашем счете НДС — сводку вашего НДС
• запишите сумму в вашей декларации по НДС

Ставки НДС

Существует три ставки НДС (стандартная, пониженная и нулевая). Ставки НДС могут меняться. Любые изменения ставок необходимо применять немедленно с даты их изменения.

Проверьте текущие ставки НДС .

Когда следует взимать стандартную ставку

Обычно вы взимаете НДС по стандартной ставке (в настоящее время 20%) с большинства товаров и услуг. Используйте стандартную ставку, если только продаваемые вами товары или услуги не относятся к категории товаров с пониженной или нулевой ставкой.

Когда следует взимать пониженную ставку

Вы взимаете пониженную ставку (в настоящее время 5%) вместо стандартной ставки на определенные товары или услуги, а также если обстоятельства продажи соответствуют определенным правилам. Например, пониженная ставка применяется к:

• детские автокресла
• бытовое топливо или электроэнергия
• средства передвижения, если они предназначены для человека старше 60 лет и установлены в его доме

Найдите список товаров и услуг со сниженными ценами .

Когда взимать нулевую ставку

Вы взимаете нулевую ставку с товаров и услуг, если вы их экспортируете, в зависимости от того, из какой части Великобритании вы их поставляете и куда они направляются.

Нулевая ставка означает, что вы все равно должны учитывать и взимать НДС (например, вы должны включать его в свои счета-фактуры), но ставка, которую вы используете, составляет 0%.

Нулевая ставка применяется к товарам, которые вы экспортируете из:

• Великобритания (Англия, Уэльс и Шотландия) за пределы Великобритании
• Северная Ирландия за пределы Великобритании и ЕС
• товары, которые вы поставляете из Северной Ирландии в зарегистрированный в ЕС бизнес- плательщик НДС — вы можете проверить, действителен ли номер НДС

Как рассчитать цены с НДС и без НДС

При продаже товаров или услуг вам необходимо рассчитать общую цену, включая НДС (« цена с НДС »).

Вам также может потребоваться рассчитать сумму НДС , уплаченную за купленные товары, например, при возврате НДС . Для этого нужно рассчитать цену товара без НДС ( цену без НДС ).

Цены с учетом НДС

Чтобы рассчитать цену, включающую стандартную ставку НДС (в настоящее время 20%), умножьте цену без НДС на 1,2.

Чтобы рассчитать цену, включающую пониженную ставку НДС (в настоящее время 5%), умножьте цену без НДС на 1,05.

Цены без НДС

Чтобы рассчитать цену без учета стандартной ставки НДС (в настоящее время 20%), разделите цену с НДС на 1,2.

Чтобы рассчитать цену без учета пониженной ставки НДС (5%), разделите цену с НДС на 1,05.

Вы не можете взимать НДС с освобожденных от уплаты налога товаров и услуг.

Если вы покупаете или продаете освобожденный от налога товар, вам все равно следует зафиксировать сделку в общих счетах вашего предприятия.

Вот некоторые примеры товаров и услуг, освобожденных от НДС:

• финансовые услуги, инвестиции и страхование
• гаражи, парковочные места и причалы для плавучих домов
• недвижимость, земля и здания
• образование и обучение (кроме частных школ)
• здравоохранение и лечение
• планы похорон, услуги по захоронению или кремации
• благотворительные мероприятия
• антиквариат
• азартные игры или лотерейные билеты
• спортивные мероприятия

Ознакомьтесь с полным списком товаров, освобожденных от НДС .

Товары и услуги, которые «вне сферы действия»

Некоторые товары и услуги не облагаются НДС («вне сферы действия»), поэтому вы не можете взимать или возмещать НДС по ним. Например:

• товары или услуги, которые вы покупаете и используете за пределами Великобритании
• установленные законом сборы, такие как сбор за въезд в Лондон
• товары, которые вы продаете как часть хобби, например, марки из коллекции
• пожертвования на благотворительность, если они сделаны без получения чего-либо взамен

Взимание НДС с благотворительных организаций

Компании, зарегистрированные как плательщики НДС, могут продавать определенные товары и услуги благотворительным организациям по нулевой или сниженной ставке НДС.

Узнайте, какие условия дают право на льготную ставку .

Если вы являетесь зарегистрированным плательщиком НДС предприятием, вы несете ответственность за проверку того, имеет ли благотворительная организация право на льготы, и за применение правильной ставки.

Проверьте, соответствует ли благотворительная организация критериям

Попросите благотворительную организацию предоставить вам доказательства того, что она является благотворительной. Это может быть:

• регистрационный номер благотворительной комиссии
• письмо о признании от Налогово-таможенной службы Ее Величества (HMRC), если организация не зарегистрирована в Комиссии по благотворительности (например, если это благотворительная организация в Шотландии или Северной Ирландии)

Получите письменное заявление

Вам также необходимо попросить благотворительную организацию предоставить вам письменное заявление или сертификат, подтверждающий, что она соответствует условиям для конкретной льготы по НДС.

Благотворительные организации должны соблюдать определённый формат декларации или сертификата . Декларация должна быть представлена ​​отдельно от бланка заказа или счёта.

Все декларации и сертификаты необходимо хранить не менее 4 лет.

Существуют различные правила взимания НДС со скидок, подарков и бесплатных услуг.

Начисление НДС на скидки

Для базовых скидок (например, скидка 20%) начислите НДС на цену со скидкой.

Предложения по покупке нескольких товаров

Предложения по покупке нескольких товаров предполагают скидку при покупке большего количества товаров, например, 3 товара за 20 фунтов стерлингов.

В случае предложений о покупке нескольких товаров, где все товары имеют одинаковую ставку НДС (обычно стандартную ставку), взимайте НДС с общей цены.

Если товары в предложении имеют разные ставки НДС, вам необходимо использовать метод, называемый «распределением».

Прочитайте раздел 8 руководства по правилам и процедурам НДС, чтобы узнать, как работает «распределение» .

Ссылки-сохранить предложения

Предложения Link-save предполагают, что при покупке клиент получает второй товар со скидкой (или бесплатно), например, «купи один, получи второй бесплатно».

Используйте «распределение» для расчета НДС, за исключением случаев, когда бесплатный или уцененный товар:

• имеет стоимость перепродажи менее 1 фунта стерлингов
• имеет продажную стоимость менее 5 фунтов стерлингов
• обойдется вам менее чем на 20% от общей стоимости других товаров в предложении
• не продается по отдельной цене от основного продукта

Если применимо что-либо из вышеперечисленного, взимайте НДС с общей стоимости товаров.

Взимание НДС с купонов или ваучеров

Не взимайте НДС со следующих товаров:

• купон на скидку или ваучер, который вы отдаете бесплатно вместе с другим товаром во время покупки
• ваучеры с «номинальной стоимостью», которые можно использовать для покупки более чем одного типа товаров или услуг (если они продаются по их денежной стоимости или ниже)

Взимайте НДС, когда покупатель использует ваучер с номиналом для покупки у вас. Если вы продали ваучер со скидкой, взимайте НДС со скидкой.

НДС на подарки

Вы не обязаны платить НДС, если выполняется хотя бы одно из следующих условий:

• вы раздаете свои собственные товары и услуги
• общая стоимость подарков, подаренных одному и тому же человеку за 12-месячный период, составляет менее 50 фунтов стерлингов

НДС на бесплатные товары и услуги

Обычно вы не обязаны платить НДС за товары и услуги, которые вы предоставляете бесплатно.

Товар или услуга	Условие, необходимое для освобождения от уплаты НДС
Бесплатные образцы	Используется в маркетинговых целях и предоставляется в количестве, позволяющем потенциальным клиентам протестировать продукт.
Бесплатные займы бизнес-активов	Стоимость аренды актива включена в то, что вы продаете клиенту.
Бесплатные услуги	Вы не получаете взамен никакой оплаты, товаров или услуг.

Если вы зарегистрированы как плательщик НДС, вы можете вернуть НДС с товаров, приобретённых для использования в вашем бизнесе . Сделайте это в своей декларации по НДС .

Если какие-либо товары также предназначены для личного пользования, вы можете заявить только предпринимательскую часть НДС .

Вы должны вести документацию , подтверждающую ваше заявление и отражающую, как вы пришли к пропорциональной стоимости покупки. Также у вас должны быть действительные счета-фактуры НДС .

Если вы возмещаете НДС за товары или услуги, которые вы не оплатили, вы обязаны вернуть его HMRC . Это называется «возвратом НДС». Ознакомьтесь с руководством по возврату НДС, чтобы узнать, когда и как возместить ранее возмещенный НДС .

Если вы продаете как облагаемые налогом, так и освобожденные от него товары

Если вы продаёте товары или услуги, которые одновременно облагаются НДС и не облагаются им , ваш бизнес считается «частично освобождённым». Узнайте о частичном освобождении от НДС и о том, как рассчитать сумму, которую вы можете вернуть .

Покупки до регистрации

Вы можете вернуть НДС , уплаченный за товары или услуги, приобретенные до того, как вы зарегистрировались в качестве плательщика НДС , если вы приобрели их в течение:

• 4 года на товары, которые у вас еще есть, или на товары, которые были использованы для изготовления других товаров, которые у вас еще есть
• 6 месяцев на услуги

Вы можете вернуть НДС только с покупок, совершённых для компании, которая уже зарегистрирована как плательщик НДС . Они должны быть связаны с вашей «деловой целью». Это означает, что они должны быть связаны с поставляемыми вами товарами или услугами, облагаемыми НДС .

Если вы используете схему фиксированной ставки НДС

Вы не можете вернуть НДС с покупок, за исключением некоторых основных средств стоимостью свыше 2000 фунтов стерлингов.

Прочитайте раздел 15 руководства по схеме фиксированной ставки для малого бизнеса, чтобы узнать, когда вы можете вернуть НДС .

Транспортные средства

Вы можете получить полный возврат НДС на новый автомобиль или коммерческое транспортное средство, если используете его только в коммерческих целях. Вам необходимо доказать, что оно не используется в личных целях, например, если это указано в трудовом договоре вашего сотрудника.

Вы также можете вернуть всю сумму НДС на новый автомобиль, если он в основном используется:

• как такси
• для обучения вождению
• для самостоятельной аренды

Если вы покупаете подержанный автомобиль для использования в бизнесе, в счете-фактуре должен быть указан НДС .

Если вы арендуете автомобиль для замены служебного автомобиля, который не используется на дорогах, вы обычно можете претендовать на возмещение НДС в размере 50% от стоимости аренды.

Если вы арендуете автомобиль только для служебных целей, вы можете вернуть весь НДС , если арендуете его на срок не более 10 дней.

Расходы на топливо

Существуют различные способы возврата НДС на топливо, если вы не платите фиксированную ставку по схеме фиксированной ставки .

Вы можете вернуть весь НДС на топливо, если ваше транспортное средство используется только в коммерческих целях.

Если вы используете транспортное средство как в деловых, так и в личных целях, вы можете:

• вернуть весь НДС и оплатить правильную стоимость топлива для вашего автомобиля
• верните НДС только за топливо, которое вы используете в деловых поездках — вам придется вести подробный учет пробега

Вы можете не возвращать НДС , например, если пробег вашего предприятия настолько мал, что сбор за взвешивание топлива будет выше, чем НДС , который вы можете вернуть.

Если вы решили не возмещать НДС на топливо для одного транспортного средства, вы не можете возместить НДС на любое топливо для транспортных средств, используемых вашим предприятием.

Дополнительные расходы на транспортное средство

Обычно вы можете вернуть НДС за:

• все расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание, связанные с бизнесом, такие как ремонт или парковка вне улицы
• любые аксессуары, которые вы установили для использования в бизнесе

Вы можете сделать это, даже если вы не можете вернуть НДС на само транспортное средство.

Путевые расходы

Вы можете вернуть НДС с командировочных расходов сотрудников. Расходы на проезд могут включать в себя расходы на транспорт, питание и проживание, которые вы оплачиваете. Узнайте, кто считается сотрудником .

Вы можете вернуть НДС по другим видам расходов (не только связанным с поездками) для самозанятых лиц, которые рассматриваются как наемные работники.

Вы не сможете вернуть НДС , если платите своим сотрудникам фиксированную ставку за расходы.

Бизнес-активы стоимостью 50 000 фунтов стерлингов и более

Существуют специальные правила возмещения НДС в рамках схемы капитальных товаров , что означает, что вы должны распределить первоначальный заявленный НДС на несколько лет.

Что вы не можете вернуть

Возврат НДС невозможен за:

• все, что предназначено только для личного пользования
• товары и услуги, которые ваш бизнес использует для поставок, освобожденных от НДС
• расходы на развлечение или оказание гостеприимства людям, с которыми вы ведете бизнес (например, билеты в театр или на спортивные мероприятия)
• товары, проданные вам по одной из схем скидок НДС на товары, бывшие в употреблении
• бизнес-активы, которые передаются вам как « действующему предприятию»

Управление Ее Величества по налогово-таможенным сборам ( HMRC ) может проверить ваши записи, чтобы убедиться, что вы платите правильную сумму налога.

Записи, которые вы должны хранить

Вам необходимо вести учет следующего:

• все, что вы покупаете и продаете (включая товары с нулевой ставкой, сниженной ставкой и товары, освобожденные от НДС )
• копии всех выставляемых вами счетов
• все счета-фактуры, которые вы получаете (оригиналы или электронные копии)
• соглашения о самостоятельном выставлении счетов (когда клиент готовит счет)
• название, адрес и номер НДС любого поставщика, выставляющего счета самостоятельно
• дебетовые или кредитовые ноты
• любые товары, которые вы отдаете или берете со склада для личного пользования

Ведите общие деловые записи, такие как банковские выписки, кассовые книги, корешки чеков, приходные ордера и кассовые ведомости.

Узнайте, какие записи необходимо вести при экспорте товаров .

Записи, которые необходимо хранить в цифровом виде

Вам необходимо вести некоторые записи по НДС в цифровом формате (также известные как «электронный счет»), если только вы не освобождены от соблюдения правил «Перевода НДС в цифровую форму» .

Ведите цифровые записи следующего:

• НДС на товары и услуги, которые вы поставляете (осуществляете поставки )
• НДС на полученные вами товары и услуги (полученные поставки )
• «время поставки» и «стоимость поставки» (стоимость без НДС ) для всего, что вы покупаете и продаете
• любые корректировки, которые вы вносите в возврат
• операции обратного начисления НДС — когда вы регистрируете НДС как с цены продажи, так и с цены покупки товаров и услуг, которые вы покупаете
• любые используемые вами схемы учета НДС
• ваш общий дневной валовой доход, если вы используете розничную схему
• товары, на которые вы можете вернуть НДС , если используете схему фиксированной ставки
• ваш общий объем продаж и НДС с этих продаж, если вы торгуете золотом и используете схему учета золота

Сохраняйте цифровые копии документов, охватывающих многочисленные транзакции, совершенные от имени вашего бизнеса:

• волонтеры для благотворительного сбора средств
• сторонний бизнес
• сотрудников на расходы в виде мелких наличных денег

Как хранить цифровые записи

Используйте совместимый программный пакет или другое программное обеспечение (например, электронные таблицы), подключающееся к системам Налогово-таможенной службы Ее Величества ( HMRC ).

Связывание ваших записей в цифровом формате

Если вы используете несколько программных пакетов или продуктов для ведения учёта и подачи деклараций, вам необходимо связать их. Это должна быть цифровая связь. Вы не можете вручную переносить эти данные или копировать и вставлять их между программами.

Некоторые способы привязки вашего программного обеспечения включают:

• использование формул для связи ячеек в электронных таблицах
• записи по электронной почте
• записать записи на портативное устройство и передать их своему агенту
• импорт и экспорт файлов XML и CSV
• загрузка и выгрузка файлов

Когда вы освобождены от ведения цифровых записей

Вам необходимо следовать правилам «Перевода налогов на цифровую форму для НДС » и вести некоторые записи в цифровом виде, за исключением следующих случаев:

• Ваш бизнес использует услугу VAT GIANT, например, если вы являетесь государственным учреждением или фондом NHS.
• вы имеете право на освобождение

Как долго необходимо хранить записи?

Начните вести учёт с момента регистрации в качестве плательщика НДС . Вам необходимо хранить учёт НДС не менее 6 лет (или 10 лет, если вы используете схему «Одно окно НДС » ( OSS ) или схему «Мини-Одно окно НДС » ( MOSS ) ).

счета-фактуры НДС

Выставлять счета-фактуры с НДС могут только компании, зарегистрированные в качестве плательщика НДС . Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС , вам необходимо:

• выставлять действительные счета-фактуры
• сохраняйте копии всех выданных вами счетов-фактур на продажу, даже если вы их отмените или создадите счет-фактуру по ошибке
• сохраняйте все счета-фактуры на купленные вами товары

Узнайте, что следует включить в действительный счет-фактуру НДС .

Если поставщик выставил вам неверный счет

Если поставщик выставил вам счет, в котором указана неверная сумма к оплате, вам необходимо попросить поставщика исправить ее и выставить новый счет.

Если вы заплатили меньше суммы, указанной в счете, вы можете вернуть НДС только с уплаченной суммы, а не с суммы, указанной в счете.

Вы не можете потребовать НДС в размере , превышающем сумму, указанную в действительном счете-фактуре НДС .

счет НДС

Вы обязаны вести учёт НДС , взимаемого с продаж, и НДС , уплачиваемого с покупок. Это называется « НДС -счёт».

Для заполнения декларации по НДС вы используете данные из своего счета НДС .

Не существует никаких правил относительно того, как должен выглядеть счет НДС , но он должен показывать:

• ваш общий объем продаж с НДС
• ваши общие покупки с НДС
• НДС , который вы должны заплатить Налогово-таможенной службе Ее Величества ( HMRC )
• НДС , который вы можете вернуть из HMRC
• Если ваш бизнес использует схему фиксированной ставки НДС , процент фиксированной ставки и оборот, к которому она применяется

Если вы являетесь предприятием в Северной Ирландии, зарегистрированным в качестве плательщика НДС , вы также должны указывать НДС по любым покупкам или продажам в ЕС.

Возврат и обмен

Когда вы возвращаете товар поставщику или клиент возвращает вам товар, урегулируйте балансовую сумму путем выставления одного из следующих счетов:

• замена счета-фактуры
• кредитная или дебетовая нота

Запишите эти данные в свои учетные записи и сохраните оригинальные заметки.

Если вы обмениваете товар на товар той же стоимости, вам не нужно выписывать новый счет-фактуру НДС .

Ваша кредитная или дебетовая нота должна включать в себя:

• та же информация, что и в счете-фактуре НДС
• причина, по которой он был выдан
• общая сумма зачисления, без НДС
• номер и дата оригинального счета-фактуры НДС

Безнадежные долги

Если клиент не оплачивает задолженность за товары или услуги, вы можете списать счёт как «безнадежный долг». Вы можете получить освобождение от уплаты НДС по безнадежным долгам. Сделайте это в своей декларации по НДС .

Если вы списываете счёт как безнадежный долг, вам необходимо вести отдельный счёт « Безнадежный долг по НДС ». На момент подачи заявления задолженность должна быть просрочена более чем на 6 месяцев.

Вы должны потребовать возврата средств от HMRC в течение 4 лет и 6 месяцев с даты, на которую должен был быть произведен платеж, или с даты поставки (в зависимости от того, что наступило позднее).

Для каждого безнадежного долга необходимо указать:

• общая сумма НДС
• списанная сумма и любые полученные вами платежи
• НДС , который вы заявляете по долгу
• период (ы) НДС , в котором вы заплатили НДС и претендуете на льготу
• данные счета, такие как дата и имя клиента

Эту информацию необходимо хранить в течение 4 лет после подачи заявления или 10 лет, если вы использовали НДС MOSS .

Время поставки или налоговая точка

Вам необходимо знать момент поставки (или «налоговую точку») транзакции. Это дата совершения транзакции для целей налогообложения.

Налоговый пункт указывает, к какому периоду НДС относится транзакция и в какую декларацию ее следует включить.

Налоговый момент может варьироваться, но обычно он следующий:

Ситуация	Налоговый пункт
Счет не требуется	Дата поставки
Выставлен счет-фактура НДС	Дата счета
Счет-фактура НДС , выписанный через 15 дней или более после даты поставки	Дата поставки
Оплата или счет-фактура, выписанные до поставки	Дата платежа или выставления счета (в зависимости от того, что наступит раньше)

Дата поставки:

• для товаров — дата отправки, получения или предоставления (например, когда они установлены в доме покупателя)
• для услуг — дата окончания работ

Исключения из правила налоговых пунктов

Если вы используете схему учета НДС по кассовому методу , моментом уплаты налога всегда является дата получения платежа.

Ознакомьтесь с руководством по расчету налогового балла в других ситуациях . Например, существуют различные правила расчета налогового балла для:

• определенные профессии — например, адвокатура, строительство
• когда поставка не является «продажей» — например, деловые предметы, взятые для личного пользования

Иногда одна продажа может привести к возникновению двух или более налоговых моментов — например, когда клиент вносит авансовый платеж, а затем окончательный платеж.